E-Akte Vorlagen

E-Akte Vorlagen



In den E-Akte Vorlagen wird festgelegt, welche Ordnerstruktur und welche Dokumente automatisch in der E-Akte eines Patienten oder einer Verordnung angelegt werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Auslösende Ereignisse sind z.B.:
  • Ein neuer Patient wird angelegt → Schema tblPatient
  • Eine neue Verordnung wird angelegt (beim erstmaligen Speichern) → Schema tblVerordnung
Warning
Nur eine E-Akte-Vorlage je Schema anlegen!
Pro Schema (tblPatient bzw. tblVerordnung) darf es nur eine einzige E-Akte-Vorlage geben. Sind mehrere Vorlagen für dasselbe Schema vorhanden, kann VivoInform nicht entscheiden, welche Vorlage verwendet werden soll – es wird dann keine E-Akte mit Dokumenten angelegt.

Unterschiedliche Inhalte für verschiedene Leistungen oder Kostenträger werden stattdessen über Unterordner mit Leistungs- und Preisgruppenbezug innerhalb einer einzigen Vorlage abgebildet.

Neue E-Akte-Vorlage anlegen

Um eine E-Akten-Vorlage zu definieren, wie folgt vorgehen:

  1. Öffnen Sie die Funktion E-Akte Vorlagen (Büro → E-Akte Vorlagen).
  2. Klicken Sie im Funktionsmenü auf Neu.

  1. Vergeben Sie einen Namen für die Vorlage und wählen Sie das passende Schema:
    tblPatient (für Patienten) oder tblVerordnung (für Verordnungen).
  2. Im rechten Fenster können Sie jetzt die Ordnerstruktur aufbauen (Rechtsklick → Ordner erstellen).
    • Ordnernamen über die Tastatur eingeben und mit OK bestätigen.
    • Doppelklick auf einen Ordner öffnet ihn; über das übergeordnete Symbol (drei Punkte ...) gelangen Sie zurück zur nächsthöheren Ebene.
    • Unterordner können beliebig tief verschachtelt werden.

  1. Dokumente hinzufügen: Rechtsklick im gewünschten Ordner → Dokument aus Vorlage ... → Vorlage auswählen.
Info
Öffnen Sie zuerst den Zielordner, bevor Sie ein Dokument hinzufügen. Alternativ können Dokumente im linken Fenster per Drag & Drop in den richtigen Ordner verschoben werden.
  1. Leistungs- und Preisgruppenbezüge setzen (Rechtsklick auf Ordner oder Dokument → Leistungs- und Preisgruppenbezug).
    Damit wird gesteuert, unter welchen Bedingungen ein Ordner oder Dokument erstellt wird:
    • Leistungsbezug: Der Ordner/das Dokument wird nur angelegt, wenn die Verordnung die eingetragene Leistung enthält.
    • Preisgruppenbezug: Der Ordner/das Dokument wird nur angelegt, wenn der Kostenträger der Verordnung der eingetragenen Preisgruppe zugehört.
    • Bleiben beide Felder leer, wird der Ordner/das Dokument immer angelegt.



  1. Speichern Sie die Vorlage.

Wichtige Verhaltensregeln und Hinweise

Warning
Nur eine E-Akte-Vorlage je Schema anlegen!
Pro Schema (tblPatient bzw. tblVerordnung) darf es nur eine einzige E-Akte-Vorlage geben. Sind mehrere Vorlagen für dasselbe Schema vorhanden, kann VivoInform nicht entscheiden, welche Vorlage verwendet werden soll – es wird dann keine E-Akte mit Dokumenten angelegt
Info
Übergeordnete Kriterien überschreiben untergeordnete
Bitte beachten Sie, dass die Kriterien vom übergeordneten Ordner die Kriterien vom untergeordneten Überschreiben und dass eine E-Akten-Vorlage beim erstmaligen Speichern einer Verordnung vorgenommen wird. Sollten beim erstmaligen Speichern einer Verordnung z.B. noch kein Kostenträger oder keine Leistung in der Verordnung eingetragen sein, so werden all die Ordner und Dokumente nicht erstellt, die diese als Kriterien besitzen!
Notes
Änderungen an Dokumentenvorlagen wirken nur auf neue E-Akten
Änderungen in den Dokumentenvorlagen werden nur in neu angelegten E-Akten umgesetzt. Um ein Dokument das mittels E-Akten Vorlage erstellt wurde zu aktualisieren muss es in der Verordnung manuell neu erstellt werden.

E-Akte-Vorlage nachträglich aktualisieren

Wurde eine E-Akte-Vorlage nach dem Erstanlegen einer Verordnung geändert (z. B. neue Ordner oder Dokumente hinzugefügt), kann die Vorlage für eine bestehende Verordnung manuell neu angewendet werden.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Verordnung.
  2. Wechseln Sie in den Reiter Erweitert.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Aktevorlagen aktualisieren.

VivoInform lädt die Vorlage neu und ergänzt alle Ordner und Dokumente, die in der E-Akte der Verordnung noch nicht vorhanden sind. Bereits vorhandene Ordner und Dokumente bleiben unverändert.

Info
Kein automatischer Prozess – muss pro Patient durchgeführt werden
Die Aktualisierung gilt immer nur für die aktuell geöffnete Verordnung. Es gibt keine Möglichkeit, alle bestehenden Verordnungen auf einmal zu aktualisieren. Bei Änderungen an der E-Akte-Vorlage muss dieser Schritt für jeden betroffenen Patienten einzeln durchgeführt werden.

Beispiel Struktur 

(Beispiel: Schema tblVerordnung)
Statt mehrerer Vorlagen empfiehlt sich eine einzige Vorlage mit thematisch gegliederten Unterordnern:
Unterordner DRV und Kasse im Ordner Reha.
Notes
Leistungs- und Preisgruppenbezüge werden pro Ordner gesetzt, sodass z. B. der Unterordner „DRV" nur bei DRV-Kostenträgern und „Kasse" nur bei GKV-Kostenträgern angelegt wird

Häufige Fehlerquellen

ProblemUrsacheLösung
Nur ein Teil der Ordner/Dokumente wird angelegtBeim ersten Speichern der Verordnung war Kostenträger oder Leistung noch nicht eingetragenVerordnung vollständig ausfüllen, bevor sie erstmals gespeichert wird; fehlende Dokumente danach manuell nacherstellen
Neuer Leistungsbezug greift nicht bei bestehenden VerordnungenE-Akte-Vorlage wird nur beim Erstanlegen ausgeführt, nicht rückwirkendBetroffene Dokumente/Ordner in der E-Akte der Verordnung manuell anlegen
Unterordner wird trotz passendem Bezug nicht erstelltÜbergeordneter Ordner hat strengere Kriterien, die den Unterordner ausschließenKriterien des übergeordneten Ordners prüfen und ggf. anpassen
Alle E-Akte-Vorlagen fehlen nach einer ÄnderungVorlagen wurden versehentlich gelöscht (z. B. beim Import neuer DRV-Formulare)Support kontaktieren

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