Erläuterungen zu Verwaltungseinstellungen

Erläuterungen zu Verwaltungseinstellungen

Dokumente und E-Aktenvorlagen erstellen

Für sämtliche E-Akten ist es wichtig, im System die Dokumente zu hinterlegen, hiermit können Sie theoretisch ab Punkt „Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen“ beginnen, sie benötigen Sie jedoch nicht vorher. Es sind einige Dokumente standardmäßig hinterlegt, diese können Sie nutzen, müssen Sie jedoch anpassen. Danach können Sie die Papiervorlagen hinterlegen und Ihnen Dokumente zuordnen. Haben Sie dies abgeschlossen, können Sie die E-Aktenvorlagen auf ihren Betrieb anpassen. Sie regeln beispielsweise welche Dokumente automatisch bei einer Reha hinterlegt werden. Ebenfalls zu hinterlegen ist der Bereich "Textvorlagen und Prozesseinstellungen", der unter anderem automatische Honorarvereinbarungen generiert.

Fitnessverträge anlegen

Haben Sie den Punkt „Dauertermine und Preise bei den Leistungen hinterlegen“ abgeschlossen, können Sie parallel zum Punkt „Dokumente und E-Aktenvorlagen erstellen“ die Fitnessverträge anlegen. Lassen Sie hier zunächst das Datum der letzten Abrechnung offen, dies sollten Sie erst eintragen, wenn Sie zu einhundert Prozent sicherstellen können, wann Sie mit der Abrechnung in der neuen Software starten. In diesem Arbeitsschritt sollten Sie auch die Bereiche des Trainingsplaners konfiguriere,n insofern Sie diesen bei Mitgliedern etc. nutzen möchten.

Urlaub und Fehlzeiten

Tragen Sie nun bereits bestehende Urlaubs- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung ein. Sollten Sie vorab eine externe Liste erstellt haben, so erleichtert Ihnen das die Arbeit. Achten Sie aus arbeitsablauftechnischen Gründen immer darauf, den Mitarbeiter vor der Genehmigung auszuplanen. Jedoch geht im VivoInform auch nichts verloren und es wird eine Wiedervorlage generiert, die Sie auch im Nachhinein noch abarbeiten können.
Möchten Sie, dass ihre Mitarbeiter das Anlegen der Anträge selber durchführen, so bearbeiten Sie erst den Punkt „restlichen Benutzern Mitarbeiter und Rollen zuweisen“ und geben Sie Ihnen eine Kurzeinweisung in das Thema. Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, können Sie auch damit beginnen Verordnungen, die von kurzfristiger Dauer (KG, MLD, AHB, EAP…) sind und sowohl im Altsystem als auch im VivoInform Termine erhalten werden, beginnen anzulegen und zu terminieren.

Restlichen Benutzern, Mitarbeiter und Rollen zuweisen
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Legen Sie nun, wie in Punkt „Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen“ beschrieben, alle weiteren noch fehlenden Benutzer im System an und weisen ihm die entsprechenden Rollen zu, die er für seine Arbeit im VivoInform benötigt. Ist der Benutzer als Mitarbeiter angelegt, so weisen Sie dem Benutzer den dementsprechenden Mitarbeiter zu.

Die Punkte der „Verwaltungseinstellungen“ können zeitgleich ausgeführt werden, passen Sie dies an persönlichen Arbeitsabläufe an.

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