Ablauf des Wechsels von externer Datenübermittlung via Kommunikationsserver zu VivoInform

Ablauf des Wechsels von externer Datenübermittlung via Kommunikationsserver zu VivoInform

Bei einer Umstellung der externen Abrechnung auf VivoInform gibt es Punkte, die Sie beachten sollten. Hierbei gehen Sie wie im Folgenden aufgelistet vor:

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Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, setzen Sie sich mit dem Support in Verbindung. 

1. Zeitpunkt des Wechsels
Stimmen Sie den Zeitpunkt des Wechsels mit uns ab.

2. Prüfung Altsystem
Nutzen Sie für die Übermittlung Come4Cure, dann ist zu prüfen, ob Sie einen eigenen Come4Cure-Server haben. Folgende Varianten sind hier möglich:
  1. Eigener Come4Cure-Server vorhanden: In diesem Fall können Sie Ihr bereits genutztes Zertifikat weiterhin verwenden, vorausgesetzt folgende Dokumente/Daten liegen vor:
    1. die Zertifikatsdatei,
    2. das Antwortschreiben der ITSG
    3. das Passwort, welches Sie bei der Beantragung des Zertifikats vergeben haben
  2. Kein eigener Server: Wenn Sie Come4Cure über ein Rechenzentrum nutzen, müssen Sie ein neues MLA Zertifikat über VivoInform beantragen.
3. Kontakt zu Come4Cure und Kosten
Bitte klären Sie mit Come4Cure die Datenübernahme, die Übermittlung von Zertifikat, Antwortschreiben und Passwort sowie die Definition von Austauschordnern für den Altdatenübertrag aus dem Come4Cure. Bitte beachten Sie, dass im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Zertifikats und der Altdaten Kosten durch Come4Cure anfallen können.
  1. Kündigungsfrist: Beachten Sie die Kündigungsfristen bei Come4Cure.
4. Hinterlegung des MLA-Zertifikats im VivoInform
  1. Vorhandenes Zertifikat: Das Zertifikat, das Antwortschreiben sowie das Passwort müssen zur Hinterlegung an bee-i übermittelt werden.
  2. Kein Zertifikat: Beantragen Sie ein MLA-Zertifikat über VivoInform.
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Hierbei ist zu beachten, dass Sie Ihren Wechsel sorgfältig planen, da nach Erhalt des neuen Zertifikats nicht mehr mit dem alten Zertifikat gearbeitet werden kann.

5. Stammdaten Unternehmen - E-Mail
Hinterlegen Sie die notwendigen Daten für den Datenaustausch nach §301 und §302:
  1. Legen Sie fest, ob dieselbe E-Mail-Adresse für §301 und für §302 verwendet werden soll.
    1. Unter diesen E-Mail-Adressen werden Annahme- und Ablehnungs-Mails eingehen, welche in den Postfächern kontrolliert werden müssen.
  2. Empfehlung
    1. Bei zentraler Bearbeitung durch eine Person kann eine E-Mail-Adresse genutzt werden.
    2. Bei getrennten Abrechnungsbearbeitungen sollten unterschiedliche E-Mail-Adressen verwendet werden.
    3. Falls Sie Office nutzen, stellen Sie sicher, dass die Authentifizierung über Office 365 OAuth Login erfolgt.
6. Externe Abrechnung
Wenn zuvor nur in VivoInform geplant wurde, entfernen Sie unter "Stammdaten Unternehmen/Unternehmen"  den Haken bei "Externe Abrechnung".

7. Kostenstellen
Am Tag des Wechsels müssen die Dateipfade der Austauschordner in den Kostenstellen entfernt werden.

8. Dateinummern in VivoInform hinterlegen
  1. Für die §301 Dateinummern:
    1. Kontaktieren Sie Come4Cure, um die letzten Dateinummern der einzelnen Kostenträger zu erhalten.
    2. Alternativ können die Kassen die letzten Dateinummern nennen oder ein neuer Nummernkreis wird mit den Kassen gewählt.
    3. Stellen Sie sicher, dass die Dateinummern in VivoInform initialisiert werden. Hierfür benötigen wir die eben genannten Informationen.
  2. Für die §302 MLA Nummer:
    1. Hinterlegen Sie unter "Stammdaten Unternehmen/MLA" eine Startnummer, wenn zuvor extern abgerechnet wurde, um einen fortlaufenden Betrieb (§302) zu gewährleisten.
    2. Ermitteln Sie hierfür die höchste letzte Dateinummer aus dem Altprogramm und hinterlegen Sie die nächsthöhere unter "Stammdaten Unternehmen/MLA" bei "MLA Dataref. Nr. Start".
9. Stammdaten für Reha
Stellen Sie sicher, dass unter "Stammdaten Unternehmen/Reha" der Haken bei  "DRV Kommunikation (§301) in xml" gesetzt ist, falls dies noch nicht erfolgt ist.



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