Ablauf des Wechsels von externer Datenübermittlung via Kommunikationsserver zu VivoInform
Umstellung
Bei einer Umstellung der externen Abrechnung auf VivoInform gibt es Punkte, die Sie beachten sollten. Hierbei gehen Sie wie im Folgenden aufgelistet vor:
Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, setzen Sie sich mit dem Support in Verbindung.
1. Zeitpunkt des Wechsels
Stimmen Sie den Zeitpunkt des Wechsels mit uns ab.
2. Prüfung Altsystem
Nutzen Sie für die Übermittlung Come4Cure, dann ist zu prüfen, ob Sie einen eigenen Come4Cure-Server haben. Folgende Varianten sind hier möglich:
- Eigener Come4Cure-Server vorhanden: In diesem Fall können Sie Ihr bereits
genutztes Zertifikat weiterhin verwenden, vorausgesetzt folgende Dokumente/Daten liegen vor:
- die Zertifikatsdatei,
- das Antwortschreiben der ITSG
- das Passwort, welches Sie bei der Beantragung des Zertifikats vergeben haben
- Kein
eigener Server: Wenn Sie Come4Cure über ein Rechenzentrum nutzen,
müssen Sie ein neues MLA Zertifikat über VivoInform beantragen.
3. Kontakt zu Come4Cure und Kosten
Bitte klären Sie mit Come4Cure die Datenübernahme, die Übermittlung von Zertifikat, Antwortschreiben und Passwort sowie die Definition von Austauschordnern für den Altdatenübertrag aus dem Come4Cure. Bitte beachten Sie, dass im Zusammenhang mit der
Bereitstellung des Zertifikats und der Altdaten Kosten durch Come4Cure
anfallen können.
- Kündigungsfrist:
Beachten Sie die Kündigungsfristen bei Come4Cure.
4. Hinterlegung des MLA-Zertifikats im VivoInform
- Vorhandenes Zertifikat: Das Zertifikat, das Antwortschreiben sowie das Passwort müssen zur Hinterlegung an bee-i übermittelt werden.
- Kein Zertifikat: Beantragen Sie ein MLA-Zertifikat über VivoInform.
Hierbei ist zu beachten, dass Sie Ihren Wechsel sorgfältig planen, da nach Erhalt des neuen Zertifikats nicht mehr mit dem alten Zertifikat gearbeitet werden kann.
5. Stammdaten Unternehmen - E-Mail
Hinterlegen Sie die notwendigen Daten für den Datenaustausch nach §301 und §302:
- Legen
Sie fest, ob dieselbe E-Mail-Adresse für §301 und für §302 verwendet werden
soll.
- Unter diesen E-Mail-Adressen werden Annahme- und Ablehnungs-Mails eingehen, welche in den Postfächern kontrolliert werden müssen.
- Empfehlung
- Bei zentraler Bearbeitung durch eine Person kann eine E-Mail-Adresse
genutzt werden.
- Bei getrennten Abrechnungsbearbeitungen sollten
unterschiedliche E-Mail-Adressen verwendet werden.
- Falls Sie Office nutzen, stellen
Sie sicher, dass die Authentifizierung über Office 365 OAuth Login
erfolgt.
- Mit folgender Mail an die Kassen wenden
- im Anhang (Seitenende), finden Sie die entsprechen Übersicht der Mails zu den jeweiligen Kassen
- „Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Wirkung zum 00.00.0000 wechseln wir unseren Anbieter für das Abrechnungs- und DFÜ-System. Bitte hinterlegen Sie die nachfolgenden Daten dementsprechend für die Kommunikation in ihrem System. Bitte übermitteln Sie uns außerdem alle Nachrichten, ab dem 00.00.0000 erneut an unsere neue E-Mailadresse, da wir nur so einen Datenverlust vermeiden können.
- Name der Einrichtung:
- Institutionskennzeichen:
- Straße:
- PLZ, Ort:
- Telefon:
- E-Mailadresse:
- Abrechnungssystem: VivoInform
- Hersteller des Abrechnungssystems: bee-i GmbH
- Version des Abrechnungssystems:
- DFÜ-System: VivoInform
- Hersteller des DFÜ-Systems: bee-i GmbH
- System/Protokoll zur Datenübertragung: SMTP (E-Mail)
- Version des Abrechnungssystems:
- Trust-Center: ITSG
- ZIP-Komprimierung: NEIN
- Verantwortlicher Ansprechpartner (Verwaltung / Organisation):
- Durchführender Ansprechpartner (IT):
6. Kostenstellen
Am Tag des Wechsels müssen die Dateipfade der
Austauschordner in den Kostenstellen entfernt werden.
7. Dateinummern in VivoInform hinterlegen
- Für die §301 Dateinummern:
- Kontaktieren
Sie Come4Cure, um die letzten Dateinummern der einzelnen Kostenträger zu erhalten.
- Alternativ
können die Kassen die letzten Dateinummern nennen oder ein neuer
Nummernkreis wird mit den Kassen gewählt.
- Stellen
Sie sicher, dass die Dateinummern in VivoInform initialisiert werden. Hierfür benötigen wir die eben genannten Informationen.
8. Stammdaten für Reha
Stellen Sie sicher, dass unter "Stammdaten Unternehmen/Reha" der Haken bei "DRV Kommunikation (§301) in xml" gesetzt ist, falls dies noch nicht erfolgt ist.
§301 Nachrichten versenden und abrufen über den Communication Server
Versenden von Nachrichten über den Communication Server
Um den Versand vorzubereiten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf den Button „Dateitransfer“.
Um das Versenden vorzubereiten, klicken Sie auf den Button „Dateitransfer
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Nachrichten aus dem Austauschordner angezeigt werden.
Um die angezeigten Nachrichten zu übermitteln, klicken Sie auf den Button „Prüfen mit Versand“.
Nach Abschluss des Versandes erscheint ein Kontrollfenster, das mit OK bestätigt werden muss.
In der Dateitransfer-Maske, die weiterhin geöffnet bleibt, wird auf der rechten Seite das Protokoll des Versands angezeigt.
Sollten Fehler auftreten, werden diese hier aufgeführt.
Bei Bedarf können Sie in VivoInform Anpassungen vornehmen und die Nachrichten anschließend neu erstellen. Es wird eine neue Datei im Austauschordner erstellt, die beim nächsten Durchgang erneut verschickt wird.
Nachrichten vom Communication Server abholen und in VivoInform hochladen
Um Nachrichten abzuholen und in VivoInform hochzuladen, folgen Sie diesen Schritten:
Klicken Sie erneut auf „Dateitransfer“. Das entsprechende Fenster öffnet sich.
Wechseln Sie in diesem Fenster zur Registerkarte „Abholen“ und klicken Sie auf den Button „Aktualisieren“.
Nach dem Aktualisieren füllen sich die Fenster für positive Dateien und fehlerhafte Dateien. Die positiven Dateien enthalten Bewilligungen oder Antworten, während die fehlerhaften Dateien Fehlermeldungen darstellen.
Über den Button „Übernehmen“ können die jeweiligen Nachrichten in den Austauschordner geladen werden.
Zum Schluss müssen Sie in VivoInform im §301 Nachrichten auf den Button „Nachrichten abrufen“ klicken, damit die Dateien als Nachrichten in VivoInform sichtbar werden.
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