Quixxs in VivoInform
1. Voraussetzungen
Für das Registrierender Organisation
- Sie haben Zugriff bzw. Die Berechtigung auf Administration → Schnittstellen.
- Sie kennen den Ansprechpartner für die Quixxs-Organisation und haben seine E-Mail-Adresse. Die Adresse wird bei Quixxs noch nicht verwendet.
Für das Einladen von Mitarbeitern
- Die Organisation ist registriert (Schritt 2).
- Sie dürfen Mitarbeiter bearbeiten. Wurden Ihre Rechte gerade geändert, melden Sie sich einmal neu in VivoInform an.
- Jeder Mitarbeiter, der in Quixxs diktieren soll, hat eine eigene E-Mail-Adresse, die bei Quixxs noch nicht verwendet wird.
Für den laufenden Abgleich
- Die Synchronisation ist aktiviert (Schritt 3).
- Die Termine Ihrer Patienten sind in VivoInform einem Mitarbeiter zugeordnet. Nur dann erscheinen sie in Quixxs beim richtigen Mitarbeiter
2. Registrieren und Mitarbeiter einladen
2.1 Schritt 1 – Schnittstellen öffnen
- Klicken Sie im Reiter Start auf Administration.
Wählen Sie links unter Unternehmensdaten den Eintrag Schnittstellen.
Wechseln Sie im Fenster Stammdaten Schnittstellen auf den Reiter Quixxs.
2.2 Schritt 2 – Organisation registrieren
Die Registrierung legt Ihre Einrichtung als Organisation bei Quixxs an. Sie ist nur einmal nötig.
- Klicken Sie im Reiter Quixxs auf Registrieren….
- Füllen Sie den Dialog Quixxs Organisation registrieren aus (siehe Tabelle).
- Klicken Sie auf Registrieren.
| Abschnitt | Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|---|
| Ansprechpartner | Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse | Die Person, die die Quixxs-Organisation verwaltet |
| Organisation | Name | Der Name Ihrer Einrichtung, wie er in Quixxs erscheinen soll |
| Zugangsdaten | Passwort, Passwort wiederholen | Das Passwort für den Quixxs-Zugang des Ansprechpartners |
Nach erfolgreicher Registrierung stehen Token, Organisation und E-Mail-Adresse im Reiter.Diese Felder sind nur zur Anzeige. Die Schaltfläche Registrieren… ist danach gesperrt. VivoInform speichert das Passwort nicht. Bewahren Sie es sicher auf.
2.3 Schritt 3 – Synchronisation aktivieren und speichern
- Setzen Sie im Reiter Quixxs den Haken bei Synchronisation aktivieren.
Klicken Sie oben auf Speichern oder Speichern und Schließen.
Letzte Synchronisation zeigt den Stand des zuletzt übernommenen Berichts. Kommen keine neuen Berichte, bleibt die Anzeige unverändert. Bis zum ersten Bericht steht dort ein Strich. Die Anzeige aktualisiert sich, wenn Sie das Fenster neu öffnen.
Zum Pausieren entfernen Sie den Haken und speichern.
2.4 Schritt 4 – Mitarbeiter zu Quixxs einladen
Jeder Mitarbeiter, der in Quixxs diktieren soll, wird einmal aus VivoInform eingeladen.
- Wählen Sie links unter Ressourcenverwaltung den Eintrag Mitarbeiter und öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter.
Klicken Sie oben im Bereich Funktionen auf Mitarbeiter zu Quixxs einladen.
Prüfen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Die Felder sind aus den Stammdaten des Mitarbeiters vorbelegt und lassen sich anpassen.
Klicken Sie auf Einladen.
Quixxs schickt an diese Adresse eine Einladung. Das Passwort legt der Mitarbeiter dort selbst fest.
- Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die Organisation registriert ist und Sie Mitarbeiter bearbeiten dürfen. Haben Sie die Organisation gerade erst registriert, öffnen Sie das Mitarbeiter-Formular neu.
- Prüfen Sie die E-Mail-Adresse genau. Nach dem Einladen lässt sie sich in VivoInform nicht mehr ändern. Bei einer falschen Adresse wenden Sie sich an den Support.
- Ist der Mitarbeiter schon eingeladen, zeigt VivoInform beim Klick die verwendete Adresse an.
2.5 Wichtig zu wissen
VivoInform tauscht alle 5 Minuten Daten mit Quixxs aus, in beide Richtungen.
| Richtung | Was übertragen wird | Bedingung |
|---|---|---|
| VivoInform → Quixxs | Patienten mit Termin am heutigen Tag | Der Termin ist einem eingeladenen Mitarbeiter zugeordnet. |
| Quixxs → VivoInform | Berichte, neuer Eintrag im Verlauf des Patienten | Der Bericht ist in Quixxs genehmigt. |
- Entwürfe bleiben in Quixxs. Ein Bericht kommt erst nach der Genehmigung in VivoInform an.
- Als Datum im Verlauf steht der Zeitpunkt der Genehmigung bzw. der letzten Änderung in Quixxs.
- Wird ein Bericht in Quixxs nachträglich geändert, entsteht ein neuer Eintrag. Der alte Eintrag bleibt erhalten.
- Berichte werden über die E-Mail-Adresse dem Mitarbeiter zugeordnet. Diktiert jemand, der nicht aus VivoInform eingeladen wurde, wird sein Bericht nicht übernommen.
- Der Patient muss in VivoInform vorhanden sein. Berichte ohne zugeordneten Patienten werden nicht übernommen.
2.6 Organisation zurücksetzen
Zurücksetzen ist nur nötig, wenn Sie VivoInform mit einer neuen Quixxs-Organisation verbinden müssen. Im normalen Betrieb brauchen Sie es nicht.
- Klicken Sie im Reiter Quixxs auf Organisation zurücksetzen und bestätigen Sie mit Ja.
- Klicken Sie auf Speichern. Erst jetzt wird zurückgesetzt. Schließen Sie ohne zu speichern, bleibt alles unverändert.
Beim Speichern passiert Folgendes:
- Token, Organisation und E-Mail-Adresse werden gelöscht.
- Bei allen Mitarbeitern wird die Quixxs-E-Mail-Adresse gelöscht.
- Die Synchronisation wird deaktiviert.
Bitte beachten: Danach müssen Sie neu registrieren (Schritt 2), die Synchronisation aktivieren (Schritt 3) und alle Mitarbeiter neu einladen (Schritt 4). Für die Einladung brauchen Sie neue E-Mail-Adressen, denn bisherige Adressen lassen sich in einer neuen Organisation nicht wiederverwenden. Notieren Sie sich vorher die bisherigen Adressen.
2.7 Häufige Fragen
| Problem | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Ein Bericht erscheint nicht in VivoInform | Bericht noch nicht genehmigt; Mitarbeiter nicht aus VivoInform eingeladen; Patient nicht in VivoInform vorhanden | Bericht in Quixxs genehmigen; Mitarbeiter einladen (Schritt 4); bis zu 5 Minuten warten |
| Ein Patient fehlt in Quixxs | Kein Termin am heutigen Tag; Termin keinem eingeladenen Mitarbeiter zugeordnet; Synchronisation nicht aktiviert | Termin und Zuordnung prüfen; Haken setzen und speichern (Schritt 3) |
| Menüpunkt „Mitarbeiter zu Quixxs einladen“ fehlt | Organisation nicht registriert; Recht zum Bearbeiten von Mitarbeitern fehlt; Formular war schon vor der Registrierung offen | Registrieren (Schritt 2); Recht vergeben und neu anmelden; Formular neu öffnen |
| „Registrieren…“ ist ausgegraut | Organisation ist bereits registriert, oder ein Zurücksetzen ist vorgemerkt | Nichts tun, bzw. speichern |
| Falsche E-Mail-Adresse beim Einladen | Adresse lässt sich in VivoInform nicht ändern | Support kontaktieren |
| Mitarbeiter hat keine Einladung erhalten | E-Mail im Spam-Ordner; Adresse falsch | Spam-Ordner prüfen; sonst Support kontaktieren |