Leistung nicht verplanbar – Checkliste zur Fehlersuche

Wenn eine Leistung in VivoInform nicht verplanbar ist, gibt es in der Regel eine Abweichung zwischen den Einstellungen im Terminplan, im Standardtherapieplan oder in der Leistung selbst. Diese Anleitung führt Sie systematisch – vom Allgemeinen zum Spezifischen – zur Ursache des Problems.

Häufigste Ursachen auf einen Blick

- Die Behandlungsdauer im Terminplan (Terminauftrag) stimmt nicht mit dem Standardtherapieplan überein

- Qualifikation des Mitarbeiters passt nicht zur Anforderung der Leistung

- Kein Raum in der Leistung hinterlegt oder der Raum ist zum gewünschten Zeitpunkt belegt

- Bei Gruppenleistungen: Der Haken „Ist eine Gruppenleistung" ist nicht gesetzt

- In der Terminplanungsregel sind Mitarbeiter, Raum oder Dauer nicht korrekt eingetragen

Verplanbarkeit prüfen (automatische Diagnose)

Als erstes empfiehlt sich die Nutzung der integrierten Diagnosefunktion über den Button "Verplanbarkeit prüfen"

Wählen Sie im Terminplan bei den Terminaufträgen die betroffene Leistung aus und klicken Sie auf den Button "Verplanbarkeit prüfen".

Es öffnet sich ein Fenster, das die ausgewählte Leistung automatisch auf Planbarkeit prüft. Die Ergebnisse werden als Liste mit Häkchen und Fehlern angezeigt, gegliedert nach denselben Prüfschritten, die weiter unten in dieser Anleitung beschrieben sind.

Das Fenster prüft automatisch folgende Bereiche:

- Schritt 1 - Terminauftrag: Ist die Leistung gefunden? Stimmt die Behandlungsdauer?

- Schritt 3 - Leistung: Ist die Leistung als planbar markiert? Sind Qualifikationen und Ressourcen hinterlegt?

- Schritt 5 - Terminplanungsregel: Gibt es aktive, buchbare Terminplanungsregeln? (Haken "Buchbar" gesetzt? Gültig-bis-Datum korrekt?)

Mit den Filterfeldern am oberen Rand des Fensters lässt sich die Prüfung gezielt eingrenzen. Es kann nach einem bestimmten Mitarbeiter, einem Raum oder einem Datum gefiltert werden – praktisch, wenn z. B. nur geprüft werden soll, ob eine Leistung für einen konkreten Mitarbeiter oder an einem bestimmten Tag planbar ist. 

Die Fehlermeldung im Fenster zeigt direkt, in welchem Schritt das Problem liegt, z. B. "5 TPR(s) gefunden, aber keine ist aktiv und buchbar (Haken Buchbar bzw. Gültig-bis-Datum prüfen)." Nutzen Sie diese Angabe, um gezielt den entsprechenden Abschnitt weiter unten nachzuschlagen.

1. Einstellungen im Terminplan prüfen

Terminaufträge → Auftrag anpassen

Öffnen Sie im Terminplan den betroffenen Terminauftrag der Leistung. Im Fenster „Auftrag anpassen" sehen Sie, wie die Leistung im Terminplan hinterlegt ist. Prüfen Sie, ob diese Werte mit dem Standardtherapieplan übereinstimmen.

Was im Terminauftrag prüfen?

- Behandlungsdauer beim Patienten: Stimmt die Minutenangabe?

- Type: Ist der richtige Mitarbeitertyp eingetragen (z. B. „Mitarbeiter 1")?

- Beginn (Min.) und Dauer (Min.): Stimmen Startzeitpunkt und Dauer des Mitarbeiters?

2. Standardtherapieplan anpassen

Bei Abweichung → Standardtherapieplan öffnen und korrigieren

Stellen Sie in Schritt 1 eine Abweichung fest, öffnen Sie den zugehörigen Standardtherapieplan und passen Sie die Einstellungen der betroffenen Leistung an. Die Werte im Standardtherapieplan sind die Grundlage dafür, wie die automatische Planung Termine erstellt.

Ebenfalls sollten Sie dieses im hinterlegten Therapieplan der Verordnung anpassen. 

Was im Standardtherapieplan anpassen?

- Leistung: Ist die richtige Leistung im Standardtherapieplan eingetragen?

- Ressourcen: Sind Raum und Mitarbeiter korrekt hinterlegt?

- Wochentag und Belegungszeiten: Passen Wochentag, Beginn und Dauer?

3. Qualifikationen, Räume und Dauer in der Leistung prüfen

Gilt für Einzel- und Gruppenleistungen

Prüfen Sie in der Leistung, ob die dort hinterlegten Qualifikationen, Räume und die Behandlungsdauer mit den Angaben im Terminplan und im Standardtherapieplan übereinstimmen. Schon eine kleine Abweichung verhindert die Verplanung.

Was in der Leistung prüfen?

- Behandlungsdauer beim Patienten: Stimmt die Minutenangabe mit dem Terminauftrag überein sowie mit der Behandlungsdauer des Mitarbeites?

- Mitarbeitertyp (Type): Ist der richtige Typ angegeben (z. B. „Mitarbeiter 1")?

- Paralleles Buchen: Darf der Mitarbeiter gleichzeitig für andere Termine gebucht werden – ist der Haken entsprechend gesetzt?

4. „Ist eine Gruppenleistung" prüfen

Dieser Schritt ist nur bei Gruppenleistungen (z. B. Rehakurse, psychologische Gruppentherapien) erforderlich.

Leistung → Gruppenleistung

Öffnen Sie die Leistung in der Funktion Leistungen und stellen Sie sicher, dass der Haken bei „Ist eine Gruppenleistung" gesetzt ist. Ohne diesen Haken behandelt VivoInform die Leistung als Einzelleistung – eine Verplanung über eine Terminplanungsregel ist dann nicht möglich.

Achtung: Fehlender Haken bei Gruppenleistung

 - Ist der Haken „Ist eine Gruppenleistung" nicht gesetzt, kann die Leistung nicht in eine Gruppen eingeplant werden – auch wenn alle anderen Einstellungen korrekt sind.

- Nach dem Setzen des Hakens muss die Terminplanung erneut durchgeführt werden.

5. Terminplanungsregel prüfen

Dieser Schritt ist nur bei Gruppenleistungen (z. B. Rehakurse, psychologische Gruppentherapien) erforderlich.

Terminplanungsregeln → Ressourcen und Zeiten

Öffnen Sie die zugehörige Terminplanungsregel und vergleichen Sie die dort hinterlegten Einstellungen mit den Angaben in der Leistung. Mitarbeiter, Raum und Dauer müssen in beiden Stellen übereinstimmen.

Was in der Terminplanungsregel prüfen?

- Qualifikation: Ist die erforderliche Qualifikation des Mitarbeiters (z. B. „Psychologe (m/w/d)") eingetragen?

- Raum erforderlich: Ist der Haken „Raum erforderlich" gesetzt?

- Räume / Geräte: Sind die richtigen Räume hinterlegt (z. B. Kursraum )?

- Behandlungsdauer: Stimmt die Dauer (z. B. 60 Min.)?

Checkliste auf einen Blick

- Terminplan → Terminauftrag geöffnet und „Auftrag anpassen" auf Behandlungsdauer, Mitarbeitertyp und Dauer geprüft?

- Standardtherapieplan geöffnet und bei Abweichung Dauer,  korrigiert?

- Leistungsstammdaten geprüft: Behandlungsdauer, Mitarbeitertyp, Beginn und Dauer stimmen mit dem Terminauftrag überein?

- Bei Gruppenleistung: Haken „Ist eine Gruppenleistung" ist gesetzt?

- Terminplanungsregel geprüft: Qualifikation, Raum und Dauer stimmen mit der Leistung überein?

- Nach Korrektur aller Einstellungen die Terminplanung erneut durchgeführt?

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