PDF Dokumente

PDF Dokumente


Die Funktion PDF Dokumente beinhaltet die sogenannten Mapping-Funktionen des VivoInform zur Vorbereitung für die Verwendung und das automatische Befüllen von PDF-Dokumenten mit Daten.
Im späteren Verlauf können alle in dieser Funktion erstellten Mappings den PDF-Dokumenten in der Funktion "Dokumentenvorlage" zugeordnet werden, damit diese dann in den E-Akten zu Verordnungen mit den Patientendaten gefüllt werden. 
Es können nur beschreibbare PDF-Dokumente gemappt und automatisch ausgefüllt werden.
VivoInform stellt allen Kunden sowohl die PDF-Dokumente, als auch die dazugehörigen Mappings der Rentenversicherungen kostenfrei zur Verwendung zur Verfügung und aktualisiert dies entsprechend in regelmäßigen Abständen. Alle weiteren PDF-Dokumente, ob hausinterner oder von extern, sind vom Kunden selbst im VivoInform zu pflegen und zu mappen.
Wenn Sie die Funktion PDF-Dokumente aufrufen, gelangen Sie in nachfolgende Listenansicht, in der Sie alle bisher hinterlegten Mappings einsehen können:




Hier kann zunächst ein Name und eine dazugehörige Beschreibung, z.B. der Versionsnummer vergeben werden. Danach gelangt man per Klick auf "Dokumentenfelder zuweisen" in den nachfolgenden Mapping-Editor:


 
Im Mapping Editor gibt es eine große Anzahl von Funktionalitäten. Für das Mapping sind jedoch die folgenden Schritte ausschlaggebend:

1) Klicken Sie auf "PDF Datei Laden" und wählen Sie diese anschließend im Dateiexplorer aus, damit diese wie im Beispiel links eingeblendet wird.
2) Bei "Drop-Down" Feldern können Sie aus bereits hinterlegten Vorgaben eine Vorauswahl treffen. Dies kann dann noch beim Patienten individualisiert werden.
3) Sollten in einigen Feldern bei allen Patienten feste Werte hinterlegt sein, wie zum Beispiel die eigene IK, so klicken Sie auf das Feld und tragen den Wert über die Tastatur ein.
4) Bei automatischen Textfeldern sind diese entsprechend der nachfolgenden Beschreibung zu mappen:
            4.1) Klicken Sie in das zu mappende Feld, daraufhin wir ein roter Rahmen angezeigt.
            4.2) Suchen Sie nach dem entsprechenden Begriff über das Suchfeld.
            4.3) Wählen Sie das gewünschte Feld aus und ziehen Sie es per Drag& Drop an die gewünschte Stelle auf
            4.4) Das vorher ausgewählte Feld im PDF ist hervorgehoben und mit dem Pfeil gekennzeichnet. Ziehen Sie das DB-Feld an den dafür vorgesehenen Platz.               
 Vergessen Sie nicht das Format bei Zahlenfeldern einzutragen, wie im Beispiel dd.MM.yy 
5) Speichern Sie das durchgeführte Mapping ab und schließen den Editor.

Danach gelangen Sie wieder in die Eingabemaske hier sollten Sie erneut auf eines der Speichersymbole klicken, danach ist das Mapping der Liste hinzugefügt und kann in den Dokumentenvorlagen verwendet und einer Dokumentenvorlage zugeordnet werden.

PDF Dokumente mappen


In VivoInform können Sie ausfüllbare PDF-Formulare mit Feldern verknüpfen.  Diese können somit automatisch mit Verordnungsdaten vorausgefüllt werden.

Gehen Sie hierzu im Funktionsmenü unter dem Reiter„Adminstration" auf die Funktion „PDF Dokumente". Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Neu".



Geben Sie dem Dokument einen Namen und eine Beschreibung und klicken Sie „Dokumentenfelder zuweisen", Danach öffnet sich der Mapping-Editor in einem neuem Fenster.



Mit dem Knopf „PDF Datei Laden" [1] können Sie die Datei auswählen und somit öffnet sich diese im linken Teil des Fensters [2].
Im mittleren Bereich [3] befindet sich eine Tabelle, in der alle PDF-Formularfelder aufgelistet sind. Diese können Sie auswählen und mit Datenbankfeldern aus dem rechten Fenster [4] verknüpfen, indem Sie auf das DB-Feld doppelt klicken. Der Bereich „Format" ist insbesondere für Datumsfelder relevant hierbei sind die klassischen Formate ddMMyy, ddMMyyyy oder auch dd.MM.yyyy 

Eine vollständige Übersicht aller möglichen Formate finden Sie hier: Übersicht der möglichen Formatierungen (vivoinform.de).

Anstatt von Programmfeldern können Sie auch Freitexte in das Datenbankfeld schreiben. Dazu müssen Sie den Text einfach in das "DB Feld" schreiben und in Anführungszeichen setzen.

Die Suche im Formular- und DB-Feldfenster [5] erleichtert Ihnen das Finden der richtigen Datensätze.
Weitere Funktionen sind:
  1. Auto Mapping versuchen: Diese Funktion kann in manchen Fällen das Mapping vereinfachen und Felder automatisch zuordnen
  2. Test PDF erstellen: Mit den Verordnungsdaten die Sie im linken Bereich beim Patienten wählen können, können Sie eine Test PDF erstellen
Des Weiteren können Sie die Tabellen filtern.

Um den Vorgang abzuschließen müssen Sie das Dokument speichern, hierzu klicken Sie auf den Button „Mapping speichern" [6] und danach im Hauptprogramm ebenfalls auf speichern.



Damit das erstellte Dokument in der E-Akte des Patienten auswählbar ist, müssen Sie in der„Patienten- und Terminverwaltung" die „Dokumentenvorlage" erstellen. Hierzu erstellen Sie eine neue Vorlage und wählen Sie als Typ „PDF Mapping" [1] aus. Nach diesem Schritt, fügen Sie die Datei hinzu [2]. Wählen Sie anschließend unter „Reha-Prozessdokument" [3] das vorher angelegte Mapping aus.




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