Über die Anbindung an Kursifant haben Sie die Möglichkeit, Ihre Gruppen und Termine aus VivoInform online für Patienten zugänglich zu machen. Mit einem schnellen Buchungsprozess können Ihre Patienten einfach online buchen. Alle Informationen zum jeweiligen Termin können Ihre Patienten über eine Handy-App oder den Webbrowser abfragen.

Diese Schnittstelle ermöglicht einen effizienten Datenaustausch, der ausschließlich im Push-Verfahren erfolgt und durch SSL-Verschlüsselung gesichert ist. Dadurch wird gewährleistet, dass niemand Zugriff auf die Daten von VivoInform hat.

Die Schnittstelle zwischen VivoInform und Kursifant bietet folgende Funktionen:

• Automatisierte Terminbuchungen: Patienten können Termine direkt über die Kursifant-Plattform buchen, die automatisch in VivoInform synchronisiert werden.
• Echtzeit-Datenaktualisierung: Änderungen an Terminen oder Buchungen werden in Echtzeit zwischen beiden Systemen aktualisiert.
• Sichere Datenübertragung: Alle Daten werden SSL-verschlüsselt übertragen, um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Anbindung ermöglicht eine einfache und intuitive Nutzung der Terminplanung für Patienten und Mitarbeiter.
• Flexibilität: Die Schnittstelle unterstützt verschiedene Terminarten, einschließlich Einzel- und Gruppentermine.
• Zugriff auf Patienteninformationen: Relevante Patienteninformationen können nahtlos zwischen VivoInform und Kursifant ausgetauscht werden.

Welche Voraussetzungen sowie Einstellungen getätigt werden müssen, erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

⚠ Intern – Vor der Einrichtung: Einen ausgefüllten Kundenfragebogen anfordern. Ohne vollständige Kundenangaben (Zugangsdaten, Synchronisationstage, Nachrichten, Bilder) kann die Maske nicht korrekt konfiguriert werden.

1. Verwaltung von Kursbildern

Um in Ihren Kursen Bilder zu hinterlegen, die in der Kursifant-App oder auf der Website-Integration angezeigt werden, müssen diese zunächst im Bereich „Kurs Bilder" unter der Administration hinterlegt werden.

1. Navigieren Sie in VivoInform zum Bereich Administration und öffnen Sie dort die Funktion „Kurs Bilder".
2. Laden Sie die gewünschten Bilder hoch, um diese später in den Kursen zu verknüpfen.

💡 Bildgröße: Bilder müssen im Format 500 × 500 px vorliegen und vor der Konfiguration der Schnittstelle hochgeladen werden. Erst danach sind sie in den Dropdown-Feldern der Schnittstellenmaske auswählbar. Empfehlung: Für jede Kategorie ein passendes, wiedererkennbares Bild verwenden (z. B. Yoga-Kurs, Jumping Fitness).

Für genauere Informationen lesen Sie bitte den Artikel „Kurs Bilder".

2. Schnittstelleneinstellungen

Die Schnittstelleneinstellungen sind entscheidend für die Kommunikation zwischen VivoInform und Kursifant. Sie finden diese unter Stammdaten > Schnittstellen > Kursifant.

1. Standardeinstellungen wie Mitarbeiter, Raum oder Bild, falls diese nicht individuell pro Kurs hinterlegt werden.
2. Allgemeine sowie Synchronisierungseinstellungen für die Bereiche Reha/EAP, Heilmittel/BG, Prävention/Rehasport und Freie Buchungen.

2a. Allgemeine Einstellungen (gelten für alle Kategorien)

• Kursifant Benutzer: Login-Benutzername des Kursifant-Accounts. Aus Kundenfragebogen übernehmen.
• Kursifant Passwort: Zugehöriges Passwort. Sicher speichern.
• Standard Mitarbeiter: Dropdown – wird angezeigt, wenn bei einem Termin kein Mitarbeiter hinterlegt ist.
• Standard Location: Dropdown – wird angezeigt, wenn bei einem Termin kein Raum hinterlegt ist.
• Standard Bild: Allgemeines Fallback-Bild (500 × 500 px, muss vorab hochgeladen sein).
• Lange Leistungsbezeichnung: Checkbox – zeigt die lange Bezeichnung an. Standard: nicht aktiv.
• Zeitpunkt der einmaligen Benachrichtigung *: Uhrzeit (HH:MM) für die tägliche Zusammenfassungs-Benachrichtigung. Standard-Empfehlung: 20:00.

⚠ Pflichtfeld: „Zeitpunkt der einmaligen Benachrichtigung" ist ein Pflichtfeld – ohne Wert kann die Konfiguration nicht gespeichert werden. Falls der Kunde keine Angabe gemacht hat: 20:00 eintragen.

2b. Übersicht: Welche Felder gibt es in welcher Kategorie?

Reha und EAP

💡 Besonderheit: Keine Felder für „Patient darf selbst buchen/stornieren" und „Im Voraus sichtbare/buchbare Tage". Diese Funktionen sind für Reha und EAP nicht vorgesehen.

• Standard Bild: Kategorie-spezifisches Bild (500 × 500 px, vorab unter Administration > Kurs Bilder hochladen).
• Anzahl der zu synchronisierenden Tage: Wie viele Tage in die Zukunft Termine synchronisiert werden.
• Aktuelle Woche Synchronisieren: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Anzahl der zu synchronisierenden Tage (Fahrdienst): 0 eintragen wenn kein Fahrdienst genutzt wird.
• Anzahl Tage für Patientenbenachrichtigungen bei Änderungen: 0 = keine Benachrichtigung, 1 = aktueller Tag. Standard: 0.
• Buchungs Nachricht: Freitext nach erfolgreicher Buchung. Leer lassen = keine Nachricht.
• Absage Nachricht: Freitext bei Absage. Leer lassen = keine Nachricht.
• Mitarbeiter in Kursifant anzeigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv. Voraussetzung: bestätigte E-Mail beim Mitarbeiter hinterlegt.
• Benachrichtigungen an Mitarbeiter abschalten: Standard: aktiv (Haken gesetzt) – so belassen, sofern Kunde nichts anderes wünscht.
• Nur an einem Zeitpunkt pro Tag über Veränderungen benachrichtigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.

Heilmittel und BG

Wie Reha und EAP, aber mit zusätzlichen Stornierungsoptionen für Patienten.

• Standard Bild: Kategorie-spezifisches Bild (500 × 500 px).
• Anzahl der zu synchronisierenden Tage: Zahl aus Kundenfragebogen.
• Aktuelle Woche Synchronisieren: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Anzahl der zu synchronisierenden Tage (Fahrdienst): 0 wenn kein Fahrdienst.
• Darf Patient selbst stornieren?: Checkbox. Standard: nicht aktiv. Nur aktivieren wenn Kunde dies ausdrücklich wünscht.
• Bis wann darf ein Patient einen Termin stornieren? (in Tagen): Nur relevant wenn Stornierung aktiviert. Zahl aus Fragebogen (z. B. 1 = bis 1 Tag vorher).
• Anzahl Tage für Patientenbenachrichtigungen bei Änderungen: 0 = keine, 1 = aktueller Tag. Standard: 0.
• Buchungs Nachricht: Freitext. Leer lassen = keine Nachricht.
• Absage Nachricht: Freitext. Leer lassen = keine Nachricht.
• Mitarbeiter in Kursifant anzeigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Benachrichtigungen an Mitarbeiter abschalten: Standard: aktiv (Haken gesetzt).
• Nur an einem Zeitpunkt pro Tag über Veränderungen benachrichtigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.

Prävention / Rehasport

💡 Besonderheit: Kein „Standard Bild"-Feld in dieser Kategorie. Dafür zusätzliche Felder für Patientenbuchung sowie Sichtbarkeits- und Buchungshorizont.

• Anzahl der zu synchronisierenden Tage: Zahl aus Fragebogen.
• Aktuelle Woche Synchronisieren: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Anzahl der zu synchronisierenden Tage (Fahrdienst): 0 wenn kein Fahrdienst.
• Dürfen Patienten selbst buchen?: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Dürfen Patienten selbst stornieren: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Bis wann darf ein Patient einen Termin stornieren? (in Tagen): Nur relevant wenn Stornierung aktiv. Zahl aus Fragebogen.
• Anzahl der im Voraus sichtbaren Tage: Wie weit in die Zukunft kann der Patient in der App schauen. Zahl aus Fragebogen.
• Anzahl der im Voraus buchbaren Tage: Buchungshorizont des Patienten. Zahl aus Fragebogen.
• Anzahl Tage für Patientenbenachrichtigungen bei Änderungen: 0 = keine, 1 = aktueller Tag. Standard: 0.
• Buchungs Nachricht: Freitext. Leer lassen = keine Nachricht.
• Absage Nachricht: Freitext. Leer lassen = keine Nachricht.
• Mitarbeiter in Kursifant anzeigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Benachrichtigungen an Mitarbeiter abschalten: Standard: aktiv (Haken gesetzt).
• Nur an einem Zeitpunkt pro Tag über Veränderungen benachrichtigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.

Freie Buchungen

Felder und Logik identisch mit Prävention / Rehasport. Auch hier kein „Standard Bild"-Feld.

• Anzahl der zu synchronisierenden Tage: Zahl aus Fragebogen.
• Aktuelle Woche Synchronisieren: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Anzahl der zu synchronisierenden Tage (Fahrdienst): 0 wenn kein Fahrdienst.
• Dürfen Patienten selbst buchen?: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Dürfen Patienten selbst stornieren: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Bis wann darf ein Patient einen Termin stornieren? (in Tagen): Zahl aus Fragebogen. Nur relevant wenn aktiv.
• Anzahl der im Voraus sichtbaren Tage: Sichtbarkeitshorizont des Patienten. Zahl aus Fragebogen.
• Anzahl der im Voraus buchbaren Tage: Buchungshorizont. Zahl aus Fragebogen.
• Anzahl Tage für Patientenbenachrichtigungen bei Änderungen: 0 = keine, 1 = aktueller Tag. Standard: 0.
• Buchungs Nachricht: Freitext. Leer lassen = keine Nachricht.
• Absage Nachricht: Freitext. Leer lassen = keine Nachricht.
• Mitarbeiter in Kursifant anzeigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.
• Benachrichtigungen an Mitarbeiter abschalten: Standard: aktiv (Haken gesetzt).
• Nur an einem Zeitpunkt pro Tag über Veränderungen benachrichtigen: Checkbox. Standard: nicht aktiv.

Für umfassende Informationen lesen Sie bitte den Artikel „Schnittstellen".

3. Mitarbeiter zu Kursifant hinzufügen

Um einen Mitarbeiter zu Kursifant einzuladen, navigieren Sie in VivoInform zur Mitarbeiterverwaltung und wählen den gewünschten Mitarbeiter aus. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie auf „Zu Kursifant einladen". Der Mitarbeiter wird bei der nächsten Synchronisation zur Kursifant-Plattform hinzugefügt.

💡 Empfehlung: Dem Mitarbeiter empfehlen, in seinem Kursifant-Profil die E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren – andernfalls erhält er bei jeder Terminänderung eine Benachrichtigung. Alternativ: In der Schnittstellenmaske „Benachrichtigungen an Mitarbeiter abschalten" aktivieren.

Detaillierte Informationen: „Mitarbeiter".

4. Patienten zu Kursifant hinzufügen / einladen

Patienten können sich entweder über einen QR-Code registrieren oder über die Patientenmaske in VivoInform eingeladen werden.

⚠ Wichtig – E-Mail-Adresse: Die in VivoInform beim Patienten hinterlegte E-Mail-Adresse muss identisch sein mit der E-Mail-Adresse, mit der er sich bei Kursifant anmeldet. Diese dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal zwischen Kursifant und VivoInform.

Möglichkeit 1 – Patient über QR-Code einladen

1. Sollte noch kein QR-Code vorhanden sein: bee-i kontaktieren – wir generieren aus der Kursifant-URL einen QR-Code.
2. Der QR-Code kann gedruckt, aufgestellt oder in die Website eingebunden werden. Beim Scannen gelangen Patienten direkt zur Kursifant-Registrierung.

Möglichkeit 2 – Patient über VivoInform einladen

1. Patienten in VivoInform öffnen.
2. Button „Zu Kursifant einladen" klicken.
3. Ein Einladungslink wird per E-Mail an den Patienten gesendet. Über diesen Link kann er sich bei Kursifant registrieren.

Sobald der Patient registriert ist, werden seine Termine mit Kursifant synchronisiert. Er kann – je nach Einstellung – Termine buchen, absagen oder nur einsehen.

Weitere Informationen: „Patientenverwaltung – Patienten zu Kursifant einladen".

5. Kurse verwalten

In den Terminplanungsregeln können Sie im Reiter „Online Buchung" den Titel, das Bild und die Beschreibung festlegen, die für die jeweiligen Gruppen auf der Website angezeigt werden sollen. Diese Elemente helfen dabei, die Kurse ansprechend und informativ zu präsentieren.

⚠ Wichtig: Um Gruppen online anzeigen zu lassen, benötigen diese immer eine Terminplanungsregel. Ohne Terminplanungsregel erscheinen Gruppen nicht in Kursifant.

Weitere Informationen: „Terminplanungsregeln".

6. Kursifant in Website einbinden

Um Kursifant in die Website einzubinden wird das Snippet mit dem iframe benötigt, das die Mandanten-ID des Kunden enthält.

1. Auf der Kursifant-Website mit den Zugangsdaten anmelden (Kursifant Benutzer und Passwort – identisch mit den Angaben in der Schnittstellenmaske).
2. In das Menü Organisation wechseln und dort den Reiter „Einladen" öffnen.

Dort sind zu finden:

1. Registrierungslink – für QR-Code-Erstellung und direkte Patienteneinladungen
2. Kurse-Link – direkter Link zur Kursübersicht
3. iframe für die Integration in die Website

Weiterführende Informationen direkt bei Kursifant: „Buchungskalender in Website einbinden".

7. Häufige Probleme & Lösungen

Speichern schlägt fehl

⚠ Ursache: Das Pflichtfeld „Zeitpunkt der einmaligen Benachrichtigung" ist leer. 💡 Lösung: Uhrzeitwert eintragen. Standard-Empfehlung: 20:00.

Termine erscheinen nicht in Kursifant

⚠ Mögliche Ursachen: Zugangsdaten fehlerhaft – Synchronisationstage zu niedrig – VivoInform nicht neu gestartet – Terminplanungsregel fehlt für die Gruppe. 💡 Lösung: Zugangsdaten prüfen. Synchronisationstage erhöhen. VivoInform neu starten. Terminplanungsregel für die betroffene Gruppe prüfen.

Bild ist im Dropdown nicht auswählbar

⚠ Ursache: Das Bild wurde noch nicht unter Administration > Kurs Bilder hochgeladen. 💡 Lösung: Bild zunächst unter Administration > Kurs Bilder hochladen (500 × 500 px). Danach im Dropdown verfügbar.

Mitarbeiter erhält zu viele Benachrichtigungen

💡 Lösung: „Benachrichtigungen an Mitarbeiter abschalten" in der Schnittstellenmaske aktivieren (Standard ist bereits aktiv). Alternativ: Mitarbeiter deaktiviert Benachrichtigungen direkt in seinem Kursifant-Profil.

Patient kann nicht buchen oder stornieren

⚠ Ursache: Die entsprechenden Checkboxen sind nicht aktiviert – oder die Kategorie unterstützt die Funktion nicht (Reha/EAP: „selbst buchen" generell nicht verfügbar). 💡 Lösung: Entsprechende Checkbox aktivieren. Verfügbar in: Heilmittel/BG, Prävention/Rehasport, Freie Buchungen. Vergleichstabelle oben beachten.

Patient findet seine Termine nicht in Kursifant

⚠ Ursache: E-Mail-Adresse in VivoInform stimmt nicht mit der bei Kursifant registrierten Adresse überein. 💡 Lösung: E-Mail-Adresse in der VivoInform-Patientenmaske prüfen und korrigieren. Muss exakt mit der Kursifant-Registrierung übereinstimmen.