Patientenverwaltung
Öffnen und Patienten anlegen
Patientenverwaltung öffnen
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Menüpunkt „Patientenverwaltung“.
Patienten suchen
- In der Patientenverwaltung finden Sie alle bisher angelegten Patienten.
- Um nach einem Patienten zu suchen, geben Sie den Namen direkt in das Suchfeld 1 ein.
- Für die Suche nach anderen Kriterien wie Geburtsdatum oder Versicherungsnummer nutzen Sie Suchfeld 2. Das System durchsucht automatisch alle Spalten nach dem eingegebenen Begriff.
Patienten anzeigen
- Um einen bestehenden Datensatz zu öffnen, doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Datensatz.
Ansicht anpassen
- Sie können die angezeigten Spalten einzeln oder gruppiert darstellen. Wählen Sie eine Spalte mit der linken Maustaste aus und ziehen Sie sie in den grauen Bereich.
- Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf eine Spalte klicken, um weitere Befehle auszuführen.
- Um die Gruppierung wieder zu entfernen, ziehen Sie die ausgewählte Spalte zurück zu den anderen.
Spalten anpassen
- Verschieben Sie Spalten nach Ihren Bedürfnissen oder blenden Sie sie aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte klicken und „Spalte entfernen“ wählen. Ein kleines Fenster öffnet sich nun im rechten unteren Bereich, in das die Spalte verschoben wurde.
- Um eine ausgeblendete Spalte wieder einzublenden, rufen Sie mit der rechten Maustaste das Fenster „Spaltenauswahl“ auf und ziehen Sie die Spalte zurück zu den anderen.
Hinweis: Diese Anpassungen sind benutzerbezogen und wirken sich nicht auf die Einstellungen anderer Mitarbeiter aus.
Neuen Patienten anlegen
- Klicken Sie im Funktionsmenü auf „Neu“, um einen neuen Datensatz (Patienten) anzulegen.
Patientenmaske ausfüllen
Stammdaten eingeben
- Geben Sie die Stammdaten des Patienten ein.
- Bei der Eingabe der Adresse wird der Ort automatisch ergänzt. Für Adressen außerhalb Deutschlands ist ein Länderkennzeichen erforderlich.
Zuzahlungsbefreiung
- Wenn der Patient zuzahlungsbefreit ist, können Sie dies hier vermerken. Das System erstellt keine Zuzahlungen für den angegebenen Zeitraum.
Abweichender Rechnungsempfänger
- Für minderjährige Patienten oder abweichende Rechnungsempfänger, tragen Sie hier die entsprechenden Daten ein.
Bankdaten eingeben
- Bankdaten können direkt eingelesen oder manuell eingetragen werden.
Bemerkungen hinzufügen
- Im Feld „Bemerkungen“ können Sie einen Freitext einfügen oder über den markierten Button einen Textblock hinzufügen.
Speichern und weitere Schritte
- Nachdem Sie die erforderlichen Daten eingegeben haben, speichern Sie den Patienten.
- Alle weiteren Funktionen und Punkte können erst aufgerufen werden, wenn der Patient gespeichert ist.
Patient zusammenführen
Doppelanlagen vermeiden
Falls ein Patient versehentlich doppelt angelegt wurde, können Sie die Datensätze mittels der Funktion „Patient zusammenführen“ verbinden. Dies erstellt einen einzigen Datensatz aus den beiden vorhandenen und übernimmt auch alle bestehenden Verordnungen.
Datensätze zusammenführen
1. Patientenübersicht öffnen:
- Öffnen Sie die Patientenverwaltung und suchen Sie nach den doppelt angelegten Patientendatensätzen.
2. Datensatz auswählen:
- Wählen Sie den Datensatz aus, der zusammengeführt werden soll, indem Sie ihn in der Übersicht anklicken.
3. Button „Patient zusammenführen“:
- Klicken Sie im Funktionsbereich der Patientenverwaltung auf den Button „Patient zusammenführen“.
4. Datensatz zur Beibehaltung auswählen:
- VivoInform öffnet eine Übersicht, in der Sie den Datensatz auswählen, der erhalten bleiben soll.
5. Überprüfen der Zusammenführung:
- Nach der Auswahl zeigt Ihnen VivoInform, welche Datensätze zusammengeführt werden.
6. Vorgang bestätigen:
- Bestätigen Sie den Vorgang abschließend mit „Ja“. Die Datensätze werden nun zusammengeführt.
Medizinischer Verlauf des Patienten
Überblick und Navigation
Der medizinische Verlauf eines Patienten ist in den Stammdaten unter dem Reiter „Med. Verlauf“ zu finden. Wählen Sie diesen Reiter auf der linken Seite des Bildschirms, um die Übersicht der medizinischen Einträge zu öffnen.
Einträge einsehen und ändern
- Bestehende Einträge einsehen: Hier können Sie alle bisherigen Einträge im medizinischen Verlauf des Patienten einsehen.
- Einträge ändern: Markieren Sie den gewünschten Eintrag, um ihn anzupassen oder zu aktualisieren.
Neue Einträge hinzufügen
1. Neuen Eintrag erstellen:
Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der linken oberen Ecke des medizinischen Verlaufs, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Es erscheint die Eingabemaske für den neuen Verlaufseintrag.
2. Verlaufsart auswählen:
- Wählen Sie die Verlaufsart aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Weiter“. Eine spezifische Maske für die gewählte Verlaufsart wird angezeigt.
3. Eingaben tätigen:
- Geben Sie die notwendigen Informationen ein. Beachten Sie, dass jeder Eintrag immer mit einer Verordnung verknüpft sein muss. Standardmäßig ist die letzte im System angelegte Verordnung des Patienten ausgewählt.
4. Speichern und Schließen:
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf „Speichern und Schließen“ im Funktionsmenü.
Arten von Verlaufseinträgen
Diagnose (ICD-Code): Fügen Sie eine einzelne Diagnose mit ICD-Code hinzu.
Gesundheitsstatus: Tragen Sie hier den Gesundheitsstatus ein, z.B. den Corona-Impfstatus.
Chefarzt-Visite: Fügen Sie Visitenberichte hinzu, z.B. orthopädisch, kardiologisch oder neurologisch.
Sozial-medizinische Leistungsbeurteilung: Erstellen Sie eine sozialmedizinische Leistungsbeurteilung nach den Kriterien der DRV, die für die Reha benötigt wird.
E-Bericht: Erstellen Sie einen E-Bericht (Anamnese, sozialmed. Anamnese, Aufnahmebefund, Prozess, Ergebnis und Empfehlungen) für das Formular G0810 der DRV.
Zwischenuntersuchung: Hinterlegen Sie verschiedene Arten von Zwischenuntersuchungen, z.B. orthopädisch, kardiologisch oder neurologisch.
Therapiebericht: Hinterlegen Sie verschiedene Arten von Therapieberichten je nach Fachabteilung:
- ärztlicher Verlauf
- Psychologie
- Osteopathie
- Ernährungsberatung
- Neuropsychologie
- Physikalist (Masseur)
- Sozialdienst
- Logopädie
- Physiotherapie
- Physikalische Therapie
- Sporttherapie
- Orthopädietechnik
- Ergotherapie
- Reha-Teambesprechung
Diagnose (Freitext): Fügen Sie eine einzelne Diagnose als Freitext hinzu.
Diagnose DRV: Fügen Sie bis zu fünf Diagnosen mit ICD-Code und eine Freitextdiagnose hinzu. Verwenden Sie diese Option für Entlassungsberichte der Deutschen Rentenversicherung oder Nachsorgeverfahren der DRV.
Biometrische Daten: Hinterlegen Sie verschiedene Arten von biometrischen Daten:
- Beweglichkeit Gelenke
- Belastung
- Blutdruck, Puls, Größe und Gewicht
- Blutzuckerspiegel
- Laborwerte
- Medikament
- Schmerz (VAS)
Laborwerte: Fügen Sie Laborwerte in Form einer Datei (PDF oder Word) hinzu. Beim Speichern erstellt das System automatisch einen Ordner „Laborwerte“ in der E-Akte der Verordnung des Patienten, der die aktuelle Datei und alle zukünftigen Laborwerte enthält.
Medikamente: Tragen Sie die Medikamente des Patienten ein, wenn diese in der Liste angelegt sind.
Externe Testergebnisse: Hinterlegen Sie externe Testergebnisse, wie z.B. Trainingspläne.
Kontextfaktoren: Hinterlegen Sie Kontextfaktoren des Patienten, wenn diese in der Liste angelegt sind.
Ereignisse/Termine: Hinterlegen Sie verschiedene Ereignisse und Termine.
Therapieverlauf: Hinterlegen Sie den Therapieverlauf zur Verordnung mit Freitextbemerkung.
Bild-Dokumentation: Ermöglicht die Arbeit und Dokumentation an einer bildlichen Darstellung des Körpers.
Historie: Hinterlegen Sie die Historie zur Verordnung mit Freitextbemerkung.
Verordnungen beim Patienten anlegen
Verordnung hinzufügen
1. Patientenkartei öffnen
- Gehen Sie in die Administration und öffnen Sie die Patientenkartei.
2. Reiter "Verordnungen" auswählen
- Wählen Sie auf der linken Seite den Reiter "Verordnungen".
3. Neue Verordnung hinterlegen
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
- Wählen Sie den gewünschten Verordnungstyp aus dem sich öffnenden Fenster (siehe Bild unten).
- Füllen Sie die Verordnungsmaske aus.
Alle weiteren Schritte entnehmen Sie dem Kapitel „Mit Verordnungen arbeiten“.
Verordnungen mit Barcode einlesen
Mit VivoInform können Sie Verordnungen mit einem 2-D Barcode mittels Scan-Gerät erfassen. Die erfassten Daten werden automatisch zur Erstellung einer Patienten- und Verordnungskartei verwendet.
Einrichtung des Barcode-Scanners
1. Scanner anschließen
- Verbinden Sie den Scanner (Hand- oder Tischscanner) via USB mit Ihrem PC. Dank der Plug and Play Funktion ist das Gerät sofort einsatzbereit.
2. Kompatibilität prüfen
Grundsätzlich sollte jeder Scanner der eine 2-D Barcode Scanfunktion besitzt, und den Code "PDF 417" einlesen kann, einsetzbar sein. Bitte achten Sie beim Kauf der Hardware auf diesen Verweis in der Beschreibung des Artikels.
Hardware Information:
Folgende Geräte wurden in der Testphase angebunden und konnten problemlos verwendet werden:
- Honeywell Voyager 1400g 2D
- Zebra DS2200
Mögliches Zubehör:
20-61019-04R
20-61019-02R
20-61019-01R
20-61022-04R
STND-GS00UNC-04
Barcode scannen
1. Scannen starten
- In der Patientenverwaltung oder im Bereich "Verordnung laufend" finden Sie im oberen Abschnitt den Button "Rezept-Barcode scannen".
- Klicken Sie auf den Button "Rezept-Barcode scannen".
2. Verordnung scannen
- Halten Sie die Verordnung unter den Scanner, um die Daten digital zu erfassen.
3. Daten prüfen und ergänzen
- Die im Barcode hinterlegten und durch den Scanvorgang generierten Daten werden angezeigt.
- Ergänzen Sie die markierten Freifelder und vervollständigen Sie die Informationen für die automatische Anlage der Patienten- und Verordnungskartei.
- Achten Sie auf die richtige Auswahl des Verordnungstyps.
4. Verordnung speichern
- Die erfassten Daten werden automatisch in die Verordnungsanlage übernommen.
- Führen Sie eine Sichtprüfung durch und ergänzen Sie ggf. fehlende Daten (z.B. den Zuweiser).
Wählen Sie die Leistung aus, die geplant und angelegt werden soll.
- Speichern Sie die Verordnung und beginnen Sie mit der Vergabe und Planung von Terminen.
Laboraufträge
Dies ist eine Übersicht aller Laboraufträge, die über die Patientenkartei, in der Verordnung oder direkt hier in den Laboraufträgen angelegt wurden.
Sie können die Laboraufträge auch in den Verordnungen öffnen.
Neuen Laborauftrag anlegen
1. Neuen Auftrag erstellen
- Klicken Sie auf den Button "Neu", um einen neuen Laborauftrag zu erstellen.
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Auftrag mit einer Verordnung verknüpfen können.
2. Auftragsdetails eingeben
- Füllen Sie die Labornummer aus.
- Geben Sie, wenn möglich, die Auftragsnummer an, um die Zuordnung der einzelnen Labordateien später zu erleichtern.
3. Speichern und Schließen
- Klicken Sie auf "Speichern und Schließen", um zur Übersicht zurückzukehren.
Funktionen im Laborauftrag
Anforderungen öffnen und drucken
- Im Funktionsmenü des jeweiligen Laborauftrags können Sie die Anforderungen öffnen und drucken.
Zuordnung ändern
- Falls Sie etwas falsch zugeordnet haben, können Sie die Zuordnung über "Verordnung zuordnen" ändern.
Berichte drucken
- Sie können die Berichte für den Patienten ausdrucken.
Laborergebnisse importieren
Daten importieren
- Alle Daten, die Sie vom Labor zurückbekommen, können Sie über das Funktionsmenü in der Übersicht der Laboraufträge importieren. Wählen Sie hierfür den entsprechenden Button aus.
Wichtig ist, dass Sie als erstes in den Dokumentenvorlagen, einen Laborauftrag hinterlegen müssen.
Weitere Informationen zu den einzelnen Tests können Sie den Artikeln Labor Tests und Labor Testgruppen entnehmen.
Trainingspläne in der Patientenkartei
In der Patientenkartei können Sie Trainingspläne für jeden Patienten erstellen. Diese Trainingspläne können entweder an Verordnungen oder Verträge gebunden sein, oder auch ohne Verknüpfung erstellt werden.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) über der Tabelle, um einen neuen Trainingsplan zu erstellen.
Wie Sie einen Trainingsplan erstellen können Sie hier nachlesen.
Verkauf an einen Patienten
Sie können hier Artikel an Patienten verkaufen, die Sie in der Leistungsverwaltung mit dem Attribut „verkaufbar“ gekennzeichnet haben. Beachten Sie, dass auf einem Beleg nur Leistungen aus einer Kostenstelle verkauft werden können. Wenn Sie Leistungen aus mehreren Kostenstellen verkaufen möchten, müssen Sie mehrere Belege erstellen oder die Kostenstelle manuell ändern.
Artikel verkaufen
1. Neuen Artikelverkauf starten
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
2. Maske erscheint
- Eine neue Maske öffnet sich.
3. Kostenstelle festlegen (optional)
- Wenn Sie die Kostenstelle manuell festlegen möchten, wählen Sie diese aus.
- Wenn nicht, fügen Sie eine Leistung hinzu, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Alle Einstellungen aus der Leistungsverwaltung werden übernommen.
4. Leistung auswählen
- Wählen Sie eine Leistung aus der Liste aus.
5. Anzahl und Preis festlegen
- Geben Sie die Anzahl der zu verkaufenden Artikel an.
- Der Preis kann ggf. angepasst werden. Der ursprüngliche Preis und die MwSt. kommen aus der Leistungsverwaltung und die MwSt. kann hier nicht geändert werden. Eine Änderung der MwSt. kann ausschließlich über die Leistungsverwaltung erfolgen.
6. Leistung übernehmen
- Klicken Sie auf den Knopf „Ok“ im Funktionsmenü, um die Leistung in den Beleg zu übernehmen. Die Leistung erscheint nun in der Belegübersicht.
7. Weitere Leistungen hinzufügen
- Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Leistungen hinzuzufügen.
8. Beleg speichern
- Haben Sie alle Leistungen hinzugefügt, klicken Sie auf „Speichern“. Nach dem Speichern ist der Beleg nicht mehr veränderbar, sondern ausschließlich stornierbar.
9. Beleg ausdrucken oder stornieren
- Sie können den Beleg nach dem Speichern ausdrucken oder stornieren. Wenn Sie einen Beleg nicht sofort ausdrucken wollen, können Sie dies jederzeit über diesen Menüpunkt oder über das Buchungsjournal vornehmen.
Belegtyp und Zahlungsart festlegen
1. Belegtyp auswählen
- Wählen Sie vor dem Speichern als Belegtyp entweder „Rechnung“ oder „Quittung“.
2. Zahlungsart festlegen
- Unter Zahlungsart können Sie zwischen „Bar“, „EC-Lastschrift“ und „EC-Zahlung“ wählen.
- „EC-Zahlung“ erfolgt über ein externes Terminal.
- Bei „EC-Lastschrift“ können Sie die EC-Daten manuell oder mit einem EGK-Leser in VivoInform eingeben.
In dem Artikel EGK-Leser wird Ihnen der Vorgang Bankkarte einlesen noch einmal beschrieben.
3. Bezahlvorgang abschließen
- Wenn Sie „Bar“ oder „EC-Zahlung“ auswählen, verwenden Sie nach dem Speichern den Bezahlungsassistenten, um den erhaltenen Betrag einzugeben bzw. die „EC-Zahlung“ zu bestätigen.
Falls der Bezahlvorgang abgebrochen wird müssen Sie den Beleg im Buchungsjournal stornieren.
Termin aus Beleg erstellen
- Nach dem Speichern des Belegs können Sie aus einem Beleg heraus einen Termin erstellen.
- Wenn Termine vergeben sind, kann der Beleg nicht mehr storniert werden. Um den Beleg zu stornieren, müssen die Termine im Terminplan gelöscht werden. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Beleg stornieren möchten.
Wichtige Hinweise. Überprüfen sie die generierte IBAN mit der auf der Karte des Patienten. Beim Einlesen der Bankkarte wird die IBAN auf der Grundlage des Bankleitzahlenverzeichnisses der Deutschen Bundesbank erstellt. Dieses wird ca. einmal im Quartal aktualisiert und es kann daher zu Abweichungen kommen.
Verträge anlegen
Wenn ein Patient einen Vertrag hat, z.B. einen Fitness-Vertrag, können die dazugehörigen Daten hier eingetragen werden.
Vertragsdaten
Patient: Der Patient wird über die Vertragsübersicht angelegt. Fügen Sie ihn nicht über die Patientenkartei eines bestehenden Patienten hinzu.
Kundenzuordnung: Zuordnung zu einem bestehenden Kunden, falls erforderlich.
Anzahl Mitglieder zum Kunden: Anzeige der Anzahl der Mitglieder, die diesem Kunden zugeordnet sind.
Vertragsstatus: Anzeige des aktuellen Status des Vertrages wie z.B. Aktiv oder gekündigt.
Vertragsleistung: Auswahl der im System hinterlegten Vertragsart / Vertragsleistung über die Pfeiltaste.
Initiale Zugangskartennummer: Wenn Sie im Reiter "Vertrag" in der hinterlegten Vertragsleistung alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie hier entweder eine Zugangskartennummer manuell eingeben oder einscannen.
Basierend auf den Hinterlegungen in der Leistung wird automatisch ein Zugang für den jeweiligen Patienten angelegt. Dies bedeutet, dass Sie den Zugang nicht mehr manuell über die Zugangskontrolle im Patientenbereich oder über das Zugangsprotokoll anlegen müssen.
Durch diese automatisierte Vorgehensweise sparen Sie Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
Für weitere Informationen darüber, was für die Hinterlegung der Zugangskartennummer notwendig ist, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: Leistungen.
Gültig von: Startdatum des Vertrages. Ohne dieses Datum kann kein Vertrag angelegt werden.
Gültig bis: Enddatum des Vertrages. Falls unbekannt, kann dieses Feld freigelassen werden.
Laufzeit in Monaten: Dieses Feld dient nur Informationszwecken und beschreibt die Mindestvertragslaufzeit. Diese kann bereits Standartmäßig in der Hinterlegten Vertragsleistung, im Reiter Vertrag, hinterlegt werden.
Automatische Verlängerung: Dieses Feld dient nur Informationszwecken. Bei automatischer Verlängerung ist dies zu vermerken.
Kündigungsfrist in Monaten: Dieses Feld dient nur Informationszwecken. Hier ist die Kündigungsfrist in Monaten einzutragen.
Abrechnungsart: Einzutragen ist, ob die Abrechnung wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen soll.
Kein Bankeinzug: Setzen Sie den Haken, wenn die Zahlung nicht via Bankeinzug (SEPA-Lastschrift), sondern per Barzahlung erfolgt.
Beitrag pro Zeitraum (Brutto): Sobald Sie eine Leistung hinterlegen, wird hier automatisch der jeweilige Betrag, der in der Leistung unter Preise hinterlegt wurde, eingetragen.
Vorlaufgebühr (Brutto): Eintrag und Abrechnung einer möglichen Vorlaufgebühr.
Beginnt ein Patient vor Vertragsbeginn, kann der Anteilige Betrag, der für diesen Zeitraum zu bezahlen ist, berechnet werden.
Gehen Sie hierfür auf den Button "Berechnen".
Geben Sie hier das Datum ein ab wann der Patient bei Ihnen Startet und gehen anschließend auf OK.
Anschließend wird durch VivoInform der anteilige Betrag errechnet.
Aktivierungsgebühr (Brutto): Eintrag und Abrechnung einer möglichen Aktivierungsgebühr.
Diese kann in den Stammdaten Unternehmen, im Reiter Sonstiges, hinterlegt werden und wird so automatisch bei einer Vertragsanlage mit hinzugefügt.
Verwaltungspauschale (Brutto): Eintrag und Abrechnung einer möglichen Verwaltungspauschale.
Diese kann in den Stammdaten Unternehmen, im Reiter Sonstiges, hinterlegt werden und wird so automatisch bei einer Vertragsanlage mit hinzugefügt.
Kontoinhaber: Vorname und Nachname des Kontoinhabers für den SEPA-Lastschrifteinzug des Vertrages.
IBAN: IBAN des Kontos für den SEPA-Lastschrifteinzug des Vertrages.
BIC: BIC des Kontos für den SEPA-Lastschrifteinzug des Vertrages.
Bankkarte einlesen: Kontoinhaber, IBAN und BIC können eingegeben, oder Einlesen der Bankkarte hinzugefügt werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie in dem Artikel EGK-Leser.
Mandatsreferenz-Nr.: Diese muss in der Einverständniserklärung des Patienten zum Einzug via SEPA-Lastschrift aufgeführt sein und wird vom Programm automatisch beim erstmaligen Abspeichern des Vertrages erzeugt.
Bemerkung: Hier können zusätzliche Bemerkungen zum Vertrag eingetragen werden.
Letzte Abrechnung: Tragen Sie das Datum der letzten Abrechnung ein. Das System errechnet daraus das Datum der nächsten Abrechnung. Beim erstmaligen Anlegen ist das Datum einzutragen, das einen Monat vor dem „Gültig von“-Datum liegt. Nach dem ersten Eintrag kann das Datum nur mit separater Berechtigung geändert werden.
Unterbrechungen: Unter diesem Punkt können beitragsbefreite Zeiträume, wie z.B. aufgrund von Krankheit, erstellt und hinterlegt werden.
Vertragszahlungen: Im Reiter "Zahlungen" finden Sie die Übersicht bisher geleisteter Zahlungen. Markieren Sie einen Beleg durch Anklicken mit der Maus, um die angezeigten Funktionen über das Funktionsmenü durchzuführen.
Vertragsübersicht: Hier werden Ihnen alle Verträge des jeweiligen Patienten angezeigt. Per Doppelklick auf einen der Verträge, können Sie sich diesen öffnen, ansehen und bearbeiten.
Mehr zum Thema Verträge finden Sie in den Artikeln Verträge abrechnen, Vertragsübersicht und Termin aus Verordnung, Verkauf oder Vertrag erstellen.
Zugangsprotokoll
Im Bereich "Büro - Zugangsprotokoll" können Sie ein Zutrittssystem, wie beispielsweise ein Schrankensystem für die Trainingsfläche, konfigurieren.
Im Funktionsbereich "Zugangsprotokoll" werden alle Vorgänge des Zutrittssystems angezeigt und mit entsprechenden Zusatzinformationen versehen. So können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick verschaffen. Über ein Lesegerät können Sie eine Karte des Herstellers vom Zutrittssystem einlesen. Dabei erscheint die Kartennummer automatisch in den Zugangsdaten.
Zugangsdaten verwalten
Um Patienten oder Kunden Zugang zu gewähren, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche "Neu". In dieser Maske können Sie festlegen, zu welchen Zeiten, in welchen Abständen und wie oft ein Patient Zugang erhalten soll. Sie können auch die Gültigkeit und eventuelle Beratungsintervalle, wie z. B. zur Anpassung von Trainingsplänen, vorkonfigurieren. Mögliche Zugangszonen und Geräte können im Bereich "Administration - Zugangsgeräte" konfiguriert werden.
Zugangskontrolle in der Patientenkartei
Die Anlage der Zugangsberechtigungen wird auch in der Patientenkartei unter dem Punkt "Zugangskontrolle" sichtbar. Hier können Sie über das Plus-Icon eine Neuanlage hinzufügen.
E-Akte des Patienten
Zugriff auf Dokumente in der E-Akte
Diese Liste ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die in der E-Akte eines ausgewählten Patienten hinterlegten Dokumente. Die E-Akte verfügt über verschiedene Berechtigungen, die unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten bieten.
Dokumente schnell finden
Das Suchfenster erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten. Geben Sie einfach den gewünschten Begriff oder Teile davon ein und drücken Sie die „Enter-Taste“ auf Ihrer Tastatur. Um die Suche zu löschen, entfernen Sie den Begriff und drücken Sie erneut die „Enter-Taste“. So können beispielsweise alle Verordnungen oder Arztbriefe schnell und übersichtlich angezeigt werden.
Dokumente und Vorlagen
Zusätzlich werden hier auch Dokumentenvorlagen sowie Dokumente angezeigt, die aus Verordnungen oder dem medizinischen Verlauf erzeugt wurden. Mahnungen werden im Ordner „Mahnungen“ der E-Akte des Patienten automatisch gespeichert. Ebenso werden alle Terminausdrucke dort abgelegt. Standardmäßig finden Sie in der E-Akte eine von Ihnen vordefinierte Ordnerstruktur vor.
Ordnerstruktur und Dokumente anzeigen
Im linken Fenster können Sie durch einen Klick auf das Plus-Symbol die Ordnerstruktur aufklappen und sich die darunterliegenden Ordner anzeigen lassen. Word- und PDF-Dateien sind durch entsprechende Symbole und anhand ihres Dokumententyps gekennzeichnet, ähnlich wie im Windows-Explorer.
Dokumente öffnen
Um ein Dokument zu öffnen, doppelklicken Sie es einfach. Word-Dokumente oder Word-Vorlagen werden sofort geöffnet.
Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen, können Sie Ordner oder Dokumente verschieben, indem Sie diese im rechten Fenster mit der linken Maustaste markieren und dann per „Drag-and-Drop“ an den gewünschten Ort oder Ordner im linken Fenster ziehen.
Änderungen in PDF-Dokumenten
Beim Öffnen von PDF-Dokumenten kann ein Bildschirm erscheinen, der Änderungen in den Datenfeldern anzeigt, die seit dem letzten Speichern im System aufgetreten sind. Diese Änderungen sollten in der Regel übernommen werden. Dazu können beispielsweise Änderungen in der Adresse, den Versicherungsnummern oder den hinterlegten Leistungen im Terminplan gehören.
Sie können Dokumente oder Ordner für die weitere Bearbeitung sperren, indem Sie auf den gewünschten Ordner oder das gewünschte Dokument mit einem Rechtsklick klicken und dort den Punkt „Gesperrt“ auswählen.
Bei einem Ordner wird diese Einstellung auch für alle Dokumente und Ordner übernommen, welche sich in diesem Ordner befinden!
Auf die gleiche Art und Weise können Sie Dokumente und Ordner auch wieder entsperren.
Weitere Optionen
Über das Menü, das Sie über den Rechtsklick aufrufen, haben Sie weitere Möglichkeiten. Sie können manuell neue Ordner erstellen, Ordner und Dokumente umbenennen sowie Ordner und Dokumente löschen. Auch das Hinzufügen einer Notiz als Textdatei ist möglich.
Unterschriften mit Signotec
Sollten Sie Signotec Unterschriften verwenden, geben Sie unter "Administration\Stammdaten Unternehmen\Sonstiges" das Installationsverzeichnis ins Feld "Signotec System-Installationsverzeichnis" ein. So erscheint der Menüpunkt "Unterschreiben...".
Dokumente direkt hinzufügen
In der E-Akte haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt hinzuzufügen, ohne über die Verordnung zu gehen. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Ordner der Verordnung aus und gehen Sie im Funktionsmenü auf "Dokument aus Vorlage erstellen".
Weitere Informationen zur Erstellung von Terminen finden Sie hier .Zuzahlung hinterlegen trotz Zuzahlungsbefreiung
Es kann vorkommen, dass Sie beim Patienten eine Zuzahlung hinterlegen können, obwohl eine Zuzahlungsbefreiung vorliegt. Dies liegt meistens daran, dass der Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung unvollständig ist oder das Verordnungsdatum nicht innerhalb des Befreiungszeitraums liegt.
1) Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung überprüfen
- Stellen Sie sicher, dass der Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung korrekt und vollständig im System hinterlegt ist.
- Überprüfen Sie, ob das Verordnungsdatum innerhalb dieses Zeitraums liegt.
2) Verordnungen speichern und schließen
- "Speichern und schließen" Sie abschließend alle Verordnungen des Patienten.
- Öffnen Sie die gewünschte Verordnung erneut.
3) Scan der Zuzahlungsbefreiung hinterlegen
- Um die Bearbeitung zu erleichtern, hinterlegen Sie einen Scan der Zuzahlungsbefreiung in der E-Akte des Patienten.
- Erstellen Sie dafür einen Ordner „Zuzahlungsbefreiungen“.
- Hier können Sie jederzeit nachsehen und sich die Zuzahlungsbefreiung für die Abrechnung ausdrucken.
Den Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung eines Patienten finden Sie im jeweiligen Patienten-Datenblatt.
Direkt in die E-Akte des Patienten Scannen
Dokumente zum Patienten können Sie in VivoInform direkt scannen und in der E-Akte ablegen.
Wie Sie einen Scanner einrichten und eine Scan Vorlage erstellen finden Sie hier.
Die Scan Funktion steht in der Patientenmaske sowie in der Verordnung zur Verfügung.
Klicken Sie zum Scannen auf "Dokument scannen"
Wählen Sie unter [1] die Quelle/Scanvorlage aus. Wählen Sie unter [2] das Verzeichnis und den Dateinamen aus und klicken Sie auf [3] um den Scan zu starten.
Mit "Übernehme" wird das Dokument abgelegt.
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