Patientenverwaltung

Patientenverwaltung

Öffnen und Patienten anlegen





Patientenverwaltung öffnen
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Menüpunkt „Patientenverwaltung“. 


Patienten suchen
  1. In der Patientenverwaltung finden Sie alle bisher angelegten Patienten.
  2. Um nach einem Patienten zu suchen, geben Sie den Namen direkt in das Suchfeld 1 ein.
  3. Für die Suche nach anderen Kriterien wie Geburtsdatum oder Versicherungsnummer nutzen Sie Suchfeld 2. Das System durchsucht automatisch alle Spalten nach dem eingegebenen Begriff.
Patienten anzeigen
  1. Um einen bestehenden Datensatz zu öffnen, doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Datensatz.
Ansicht anpassen
  1. Sie können die angezeigten Spalten einzeln oder gruppiert darstellen. Wählen Sie eine Spalte mit der linken Maustaste aus und ziehen Sie sie in den grauen Bereich.
  2. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf eine Spalte klicken, um weitere Befehle auszuführen.
  3. Um die Gruppierung wieder zu entfernen, ziehen Sie die ausgewählte Spalte zurück zu den anderen.

Spalten anpassen
  1. Verschieben Sie Spalten nach Ihren Bedürfnissen oder blenden Sie sie aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte klicken und „Spalte entfernen“ wählen. Ein kleines Fenster öffnet sich nun im rechten unteren Bereich, in das die Spalte verschoben wurde.
  2. Um eine ausgeblendete Spalte wieder einzublenden, rufen Sie mit der rechten Maustaste das Fenster „Spaltenauswahl“ auf und ziehen Sie die Spalte zurück zu den anderen.

InfoHinweis: Diese Anpassungen sind benutzerbezogen und wirken sich nicht auf die Einstellungen anderer Mitarbeiter aus.
Neuen Patienten anlegen
  1. Klicken Sie im Funktionsmenü auf „Neu“, um einen neuen Datensatz (Patienten) anzulegen.


Patientenmaske ausfüllen

Stammdaten eingeben
  1. Geben Sie die Stammdaten des Patienten ein.
  2. Bei der Eingabe der Adresse wird der Ort automatisch ergänzt. Für Adressen außerhalb Deutschlands ist ein Länderkennzeichen erforderlich.

InfoTipp: Weitere Informationen zu Länderkennzeichen finden Sie hier.

Zuzahlungsbefreiung
  1. Wenn der Patient zuzahlungsbefreit ist, können Sie dies hier vermerken. Das System erstellt keine Zuzahlungen für den angegebenen Zeitraum.

Abweichender Rechnungsempfänger
  1. Für minderjährige Patienten oder abweichende Rechnungsempfänger, tragen Sie hier die entsprechenden Daten ein.
Bankdaten eingeben
  1. Bankdaten können direkt eingelesen oder manuell eingetragen werden.

Bemerkungen hinzufügen
  1. Im Feld „Bemerkungen“ können Sie einen Freitext einfügen oder über den markierten Button einen Textblock hinzufügen.

InfoMehr Informationen: Schauen Sie sich für mehr Informationen zu den Textblöcken diesen Artikel an.




Speichern und weitere Schritte
  1. Nachdem Sie die erforderlichen Daten eingegeben haben, speichern Sie den Patienten.
  2. Alle weiteren Funktionen und Punkte können erst aufgerufen werden, wenn der Patient gespeichert ist.

Patient zusammenführen




Doppelanlagen vermeiden

Falls ein Patient versehentlich doppelt angelegt wurde, können Sie die Datensätze mittels der Funktion „Patient zusammenführen“ verbinden. Dies erstellt einen einzigen Datensatz aus den beiden vorhandenen und übernimmt auch alle bestehenden Verordnungen.




Datensätze zusammenführen

1. Patientenübersicht öffnen:
  1. Öffnen Sie die Patientenverwaltung und suchen Sie nach den doppelt angelegten Patientendatensätzen.
2. Datensatz auswählen:
  1. Wählen Sie den Datensatz aus, der zusammengeführt werden soll, indem Sie ihn in der Übersicht anklicken.
3. Button „Patient zusammenführen“:
  1. Klicken Sie im Funktionsbereich der Patientenverwaltung auf den Button „Patient zusammenführen“.
4. Datensatz zur Beibehaltung auswählen:
  1. VivoInform öffnet eine Übersicht, in der Sie den Datensatz auswählen, der erhalten bleiben soll.
5. Überprüfen der Zusammenführung:
  1. Nach der Auswahl zeigt Ihnen VivoInform, welche Datensätze zusammengeführt werden.
6. Vorgang bestätigen:
  1. Bestätigen Sie den Vorgang abschließend mit „Ja“. Die Datensätze werden nun zusammengeführt.

Medizinischer Verlauf des Patienten




Überblick und Navigation

Der medizinische Verlauf eines Patienten ist in den Stammdaten unter dem Reiter „Med. Verlauf“ zu finden. Wählen Sie diesen Reiter auf der linken Seite des Bildschirms, um die Übersicht der medizinischen Einträge zu öffnen.

Einträge einsehen und ändern
  • Bestehende Einträge einsehen: Hier können Sie alle bisherigen Einträge im medizinischen Verlauf des Patienten einsehen.
  • Einträge ändern: Markieren Sie den gewünschten Eintrag, um ihn anzupassen oder zu aktualisieren.



Neue Einträge hinzufügen

1. Neuen Eintrag erstellen:

Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der linken oberen Ecke des medizinischen Verlaufs, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Es erscheint die Eingabemaske für den neuen Verlaufseintrag.


2. Verlaufsart auswählen:
  1. Wählen Sie die Verlaufsart aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Weiter“. Eine spezifische Maske für die gewählte Verlaufsart wird angezeigt.
3. Eingaben tätigen:
  1. Geben Sie die notwendigen Informationen ein. Beachten Sie, dass jeder Eintrag immer mit einer Verordnung verknüpft sein muss. Standardmäßig ist die letzte im System angelegte Verordnung des Patienten ausgewählt.
4. Speichern und Schließen:
  1. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf „Speichern und Schließen“ im Funktionsmenü.

Arten von Verlaufseinträgen

Diagnose (ICD-Code): Fügen Sie eine einzelne Diagnose mit ICD-Code hinzu.

Gesundheitsstatus: Tragen Sie hier den Gesundheitsstatus ein, z.B. den Corona-Impfstatus.

Chefarzt-Visite: Fügen Sie Visitenberichte hinzu, z.B. orthopädisch, kardiologisch oder neurologisch.

Sozial-medizinische Leistungsbeurteilung: Erstellen Sie eine sozialmedizinische Leistungsbeurteilung nach den Kriterien der DRV, die für die Reha benötigt wird.

E-Bericht: Erstellen Sie einen E-Bericht (Anamnese, sozialmed. Anamnese, Aufnahmebefund, Prozess, Ergebnis und Empfehlungen) für das Formular G0810 der DRV.

Zwischenuntersuchung: Hinterlegen Sie verschiedene Arten von Zwischenuntersuchungen, z.B. orthopädisch, kardiologisch oder neurologisch.

Therapiebericht: Hinterlegen Sie verschiedene Arten von Therapieberichten je nach Fachabteilung:

  • ärztlicher Verlauf
  • Psychologie
  • Osteopathie
  • Ernährungsberatung
  • Neuropsychologie
  • Physikalist (Masseur)
  • Sozialdienst
  • Logopädie
  • Physiotherapie
  • Physikalische Therapie
  • Sporttherapie
  • Orthopädietechnik
  • Ergotherapie
  • Reha-Teambesprechung

Diagnose (Freitext): Fügen Sie eine einzelne Diagnose als Freitext hinzu.

Diagnose DRV: Fügen Sie bis zu fünf Diagnosen mit ICD-Code und eine Freitextdiagnose hinzu. Verwenden Sie diese Option für Entlassungsberichte der Deutschen Rentenversicherung oder Nachsorgeverfahren der DRV.

Biometrische Daten: Hinterlegen Sie verschiedene Arten von biometrischen Daten:

  • Beweglichkeit Gelenke
  • Belastung
  • Blutdruck, Puls, Größe und Gewicht
  • Blutzuckerspiegel
  • Laborwerte
  • Medikament
  • Schmerz (VAS)

Laborwerte: Fügen Sie Laborwerte in Form einer Datei (PDF oder Word) hinzu. Beim Speichern erstellt das System automatisch einen Ordner „Laborwerte“ in der E-Akte der Verordnung des Patienten, der die aktuelle Datei und alle zukünftigen Laborwerte enthält.

Medikamente: Tragen Sie die Medikamente des Patienten ein, wenn diese in der Liste angelegt sind.

Externe Testergebnisse: Hinterlegen Sie externe Testergebnisse, wie z.B. Trainingspläne.

Kontextfaktoren: Hinterlegen Sie Kontextfaktoren des Patienten, wenn diese in der Liste angelegt sind.

Ereignisse/Termine: Hinterlegen Sie verschiedene Ereignisse und Termine.

Therapieverlauf: Hinterlegen Sie den Therapieverlauf zur Verordnung mit Freitextbemerkung.

Bild-Dokumentation: Ermöglicht die Arbeit und Dokumentation an einer bildlichen Darstellung des Körpers.

Historie: Hinterlegen Sie die Historie zur Verordnung mit Freitextbemerkung.


Verordnungen beim Patienten anlegen



Verordnung hinzufügen

1. Patientenkartei öffnen
  1. Gehen Sie in die Administration und öffnen Sie die Patientenkartei.
2. Reiter "Verordnungen" auswählen
  1. Wählen Sie auf der linken Seite den Reiter "Verordnungen".


3. Neue Verordnung hinterlegen
  1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
  2. Wählen Sie den gewünschten Verordnungstyp aus dem sich öffnenden Fenster (siehe Bild unten).
  3. Füllen Sie die Verordnungsmaske aus.

Alle weiteren Schritte entnehmen Sie dem Kapitel  „Mit Verordnungen arbeiten“.

Verordnungen mit Barcode einlesen 


Mit VivoInform können Sie Verordnungen mit einem 2-D Barcode mittels Scan-Gerät erfassen. Die erfassten Daten werden automatisch zur Erstellung einer Patienten- und Verordnungskartei verwendet.

Einrichtung des Barcode-Scanners

1. Scanner anschließen
  1. Verbinden Sie den Scanner (Hand- oder Tischscanner) via USB mit Ihrem PC. Dank der Plug and Play Funktion ist das Gerät sofort einsatzbereit.
2. Kompatibilität prüfen
Grundsätzlich sollte jeder Scanner der eine 2-D Barcode Scanfunktion besitzt, und den Code "PDF 417" einlesen kann, einsetzbar sein. Bitte achten Sie beim Kauf der Hardware auf diesen Verweis in der Beschreibung des Artikels. 
Hardware Information:
Folgende Geräte wurden in der Testphase angebunden und konnten  problemlos  verwendet werden: 
- Honeywell Voyager 1400g 2D
- Zebra DS2200
Mögliches Zubehör: 
20-61019-04R
20-61019-02R
20-61019-01R
20-61022-04R
STND-GS00UNC-04

Barcode scannen

1. Scannen starten
  1. In der Patientenverwaltung oder im Bereich "Verordnung laufend" finden Sie im oberen Abschnitt den Button "Rezept-Barcode scannen".
  2. Klicken Sie auf den Button "Rezept-Barcode scannen".

2. Verordnung scannen
  1. Halten Sie die Verordnung unter den Scanner, um die Daten digital zu erfassen.


3. Daten prüfen und ergänzen
  1. Die im Barcode hinterlegten und durch den Scanvorgang generierten Daten werden angezeigt.
  2. Ergänzen Sie die markierten Freifelder und vervollständigen Sie die Informationen für die automatische Anlage der Patienten- und Verordnungskartei.
  3. Achten Sie auf die richtige Auswahl des Verordnungstyps.


4. Verordnung speichern
  1. Die erfassten Daten werden automatisch in die Verordnungsanlage übernommen.
  2. Führen Sie eine Sichtprüfung durch und ergänzen Sie ggf. fehlende Daten (z.B. den Zuweiser).
InfoWählen Sie die Leistung aus, die geplant und angelegt werden soll.



  1. Speichern Sie die Verordnung und beginnen Sie mit der Vergabe und Planung von Terminen.




Laboraufträge




Dies ist eine Übersicht aller Laboraufträge, die über die Patientenkartei, in der Verordnung oder direkt hier in den Laboraufträgen angelegt wurden. 



Sie können die Laboraufträge auch in den Verordnungen öffnen.



Neuen Laborauftrag anlegen

1. Neuen Auftrag erstellen
  1. Klicken Sie auf den Button "Neu", um einen neuen Laborauftrag zu erstellen.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Auftrag mit einer Verordnung verknüpfen können.
2. Auftragsdetails eingeben
  1. Füllen Sie die Labornummer aus.
  2. Geben Sie, wenn möglich, die Auftragsnummer an, um die Zuordnung der einzelnen Labordateien später zu erleichtern.
3. Speichern und Schließen
  1. Klicken Sie auf "Speichern und Schließen", um zur Übersicht zurückzukehren.



Funktionen im Laborauftrag



Anforderungen öffnen und drucken
  1. Im Funktionsmenü des jeweiligen Laborauftrags können Sie die Anforderungen öffnen und drucken.
Zuordnung ändern
  1. Falls Sie etwas falsch zugeordnet haben, können Sie die Zuordnung über "Verordnung zuordnen" ändern.
Berichte drucken
  1. Sie können die Berichte für den Patienten ausdrucken.



Laborergebnisse importieren



Daten importieren
  1. Alle Daten, die Sie vom Labor zurückbekommen, können Sie über das Funktionsmenü in der Übersicht der Laboraufträge importieren. Wählen Sie hierfür den entsprechenden Button aus.
Wichtig ist, dass Sie als erstes in den Dokumentenvorlagen, einen Laborauftrag hinterlegen müssen. 
Weitere Informationen zu den einzelnen Tests können Sie den Artikeln Labor Tests und Labor Testgruppen entnehmen.

Trainingspläne in der Patientenkartei




In der Patientenkartei können Sie Trainingspläne für jeden Patienten erstellen. Diese Trainingspläne können entweder an Verordnungen oder Verträge gebunden sein, oder auch ohne Verknüpfung erstellt werden.



Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) über der Tabelle, um einen neuen Trainingsplan zu erstellen.
Wie Sie einen Trainingsplan erstellen können Sie hier nachlesen. 

Verkauf an einen Patienten




Sie können hier Artikel an Patienten verkaufen, die Sie in der Leistungsverwaltung mit dem Attribut „verkaufbar“ gekennzeichnet haben. Beachten Sie, dass auf einem Beleg nur Leistungen aus einer Kostenstelle verkauft werden können. Wenn Sie Leistungen aus mehreren Kostenstellen verkaufen möchten, müssen Sie mehrere Belege erstellen oder die Kostenstelle manuell ändern.

Artikel verkaufen

1. Neuen Artikelverkauf starten
  1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol.
2. Maske erscheint
  1. Eine neue Maske öffnet sich.


3. Kostenstelle festlegen (optional)
  1. Wenn Sie die Kostenstelle manuell festlegen möchten, wählen Sie diese aus.
  2. Wenn nicht, fügen Sie eine Leistung hinzu, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Alle Einstellungen aus der Leistungsverwaltung werden übernommen.



4. Leistung auswählen
  1. Wählen Sie eine Leistung aus der Liste aus.


5. Anzahl und Preis festlegen
  1. Geben Sie die Anzahl der zu verkaufenden Artikel an.
  2. Der Preis kann ggf. angepasst werden. Der ursprüngliche Preis und die MwSt. kommen aus der Leistungsverwaltung und die MwSt. kann hier nicht geändert werden. Eine Änderung der MwSt. kann ausschließlich über die Leistungsverwaltung erfolgen.


6. Leistung übernehmen
  1. Klicken Sie auf den Knopf „Ok“ im Funktionsmenü, um die Leistung in den Beleg zu übernehmen. Die Leistung erscheint nun in der Belegübersicht.


7. Weitere Leistungen hinzufügen
  1. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Leistungen hinzuzufügen.
8. Beleg speichern
  1. Haben Sie alle Leistungen hinzugefügt, klicken Sie auf „Speichern“. Nach dem Speichern ist der Beleg nicht mehr veränderbar, sondern ausschließlich stornierbar.
9. Beleg ausdrucken oder stornieren
  1. Sie können den Beleg nach dem Speichern ausdrucken oder stornieren. Wenn Sie einen Beleg nicht sofort ausdrucken wollen, können Sie dies jederzeit über diesen Menüpunkt oder über das Buchungsjournal vornehmen.
Belegtyp und Zahlungsart festlegen

1. Belegtyp auswählen
  1. Wählen Sie vor dem Speichern als Belegtyp entweder „Rechnung“ oder „Quittung“.
2. Zahlungsart festlegen
  1. Unter Zahlungsart können Sie zwischen „Bar“, „EC-Lastschrift“ und „EC-Zahlung“ wählen.
  2. „EC-Zahlung“ erfolgt über ein externes Terminal.
  3. Bei „EC-Lastschrift“ können Sie die EC-Daten manuell oder mit einem EGK-Leser in VivoInform eingeben.
    In dem Artikel EGK-Leser wird Ihnen der Vorgang Bankkarte einlesen noch einmal beschrieben. 
3. Bezahlvorgang abschließen
  1. Wenn Sie „Bar“ oder „EC-Zahlung“ auswählen, verwenden Sie nach dem Speichern den Bezahlungsassistenten, um den erhaltenen Betrag einzugeben bzw. die „EC-Zahlung“ zu bestätigen.
Falls der Bezahlvorgang abgebrochen wird müssen Sie den Beleg im Buchungsjournal stornieren.



Termin aus Beleg erstellen

  1. Nach dem Speichern des Belegs können Sie aus einem Beleg heraus einen Termin erstellen.
  2. Wenn Termine vergeben sind, kann der Beleg nicht mehr storniert werden. Um den Beleg zu stornieren, müssen die Termine im Terminplan gelöscht werden. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Beleg stornieren möchten.
Wichtige Hinweise. Überprüfen sie die generierte IBAN mit der auf der Karte des Patienten. Beim Einlesen der Bankkarte wird die IBAN auf der Grundlage des Bankleitzahlenverzeichnisses der Deutschen Bundesbank erstellt. Dieses wird ca. einmal im Quartal aktualisiert und es kann daher zu Abweichungen kommen.

Verträge anlegen



In VivoInform können Verträge für Patienten angelegt werden, um die Verwaltung von bestimmten Vertragsleistungen und Zahlungen zu optimieren. Dieser Abschnitt beschreibt die Schritte zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen sowie wichtige Einstellungen und Funktionen.

Vertragsdaten

1. Patienten auswählen
  1. Wählen Sie den Patienten aus der Patientenverwaltung aus, um einen neuen Vertrag zu erstellen. Wenn ein Vertrag über einen Patienten erstellt wird, wird dieser Patient automatisch hinterlegt.
  2. Wird der Vertrag über die Vertragsübersicht erstellt, muss der Patient ausgewählt werden, und der Vertrag wird automatisch im Patientenprofil angelegt.


2. Vertragsdaten eingeben


  1. Kundenzuordnung: Ordnen Sie den Vertrag einem bestehenden Kunden zu, falls erforderlich.
  2. Anzahl Mitglieder zum Kunden: Anzeige der Anzahl der Mitglieder, die diesem Kunden zugeordnet sind.
  3. Vertragsstatus: Dieser wird automatisch gesetzt (z. B. aktiv oder gekündigt).
  4. Vertragsende: Das logische Vertragsende wird automatisch hinterlegt und kann nicht manuell eingetragen werden, falls der Vertrag nicht verlängert wird.
3. Vertragsleistungen


  1. Wählen Sie die im System hinterlegte Vertragsleistung über die Pfeiltaste aus.
4. Zugangskartennummer



  1. Wenn Sie im Reiter „Vertrag“ in der hinterlegten Vertragsleistung alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie hier entweder eine Zugangskartennummer manuell eingeben oder einscannen.
    Basierend auf den Hinterlegungen in der Leistung wird automatisch ein Zugang für den jeweiligen Patienten angelegt.
    Dies bedeutet, dass Sie den Zugang nicht mehr manuell über die Zugangskontrolle im Patientenbereich oder über das Zugangsprotokoll anlegen müssen.

    Durch diese automatisierte Vorgehensweise sparen Sie Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
 
5. Gültigkeitsdaten

 
  1. Gültig von: Setzen Sie das Startdatum des Vertrags (idealerweise zum 1. oder 15. eines Monats).
  2. Gültig bis: Geben Sie das Enddatum des Vertrags an; dieses Feld kann freigelassen werden, wenn unbekannt ist.
 
6. Laufzeit und Kündigungsfrist


  1. Laufzeit in Monaten: Dieses Feld dient nur Informationszwecken und beschreibt die Mindestvertragslaufzeit, die bereits standardmäßig in der hinterlegten Vertragsleistung im Reiter „Vertrag“ hinterlegt werden kann. Verlängert sich ein Vertrag, so verlängert sich dieser automatisch um die Laufzeit.
  2. Automatische Verlängerung: Wenn eine automatische Verlängerung des Vertrags vorgesehen ist, sollte dies im Vertrag vermerkt werden, um sicherzustellen, dass der Vertrag nahtlos fortgeführt wird.
  3. Kündigungsfrist in Monaten: Tragen Sie hier die Kündigungsfrist in Monaten ein.
 
7. Abrechnungsart


  1. Legen Sie fest, ob die Abrechnung wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgen soll, um die Zahlungsmodalitäten klar zu definieren.
 
8. Beitrag pro Zeitraum



  1. Der Betrag wird automatisch eingetragen, sobald eine Leistung hinterlegt wird. Achten Sie darauf, dass dieser Betrag korrekt ist.

9. Vorlaufgebühr (Brutto)



  1. Tragen Sie eine mögliche Vorlaufgebühr ein, die bei Vertragsbeginn anfällt.
  2. Beginnt ein Patient vor Vertragsbeginn, kann der anteilige Betrag für diesen Zeitraum berechnet werden.
 
10. Aktivierungsgebühr und Verwaltungspauschale (Brutto)


  1. Geben Sie eine mögliche Aktivierungsgebühr oder Verwaltungspauschale an.
  2. Um diese automatisch bei einer Vertragsanlage hinterlegen zu lassen, können Sie in den Stammdaten Unternehmen im Reiter „Sonstiges“ eine allgemeine Aktivierungsgebühr sowie eine Verwaltungspauschale hinterlegt werden.
 
11. Kontoinformationen



Geben Sie die Kontoinhaber-Daten, IBAN und BIC für den SEPA-Lastschrifteinzug ein. Diese Daten können auch durch das Einlesen der Bankkarte hinzugefügt werden.

 
12. Unterbrechungen


  1. Bei monatlicher Zahlung kann die Unterbrechung nur für einen Monat erfolgen.
  2. Bei jährlicher Zahlung können Unterbrechungen unabhängig von der Dauer eingetragen werden; die unterbrochenen Tage werden an das Vertragsende angehängt. 



  3. Wenn eine Unterbrechung eingetragen wird, muss der Haken bei „verlängert das Kündigungsdatum“ gesetzt werden, da diese sonst nicht berücksichtigt wird.
    1. Soll der Zeitraum an das Vertragsende gehangen werden, so ist der Haken bei Verlängert das Kündigungsdatum zu setzen
    2. Wird der Zeitraum nur ausgesetzt und es soll nicht an das Vertragsende gehangen werden, so wird der Haken bei „Verlängert das Kündigungsdatum“ nicht gesetzt.

  4. Unterbrechungen sollten umgehend eingepflegt werden.
  5. Beachten Sie, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis diese Änderungen im System wirksam werden.

  6. Beispiel
    1. Eine Unterbrechung des Vertrages vom 01.05.2025 bis 30.06.2025 sollte wie folgt eingegeben werden
    2. Korrekt: 01.05.2025 bis 30.06.2025
Durch die korrekte Verwaltung von Unterbrechungen und Ruhezeiten können Sie sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden und die Abrechnung reibungslos verläuft.

Vertragszahlungen

Im Reiter „Zahlungen“ finden Sie eine Übersicht aller generierten Zahlungen, die entweder bereits bezahlt oder noch ausstehend sind. Diese Zahlungen werden automatisch erzeugt und täglich aktualisiert.
 

Beleg öffnen

  1. Klicken Sie auf einen Beleg, um ihn zu bearbeiten.
    1. Sie können unbezahlte Belege als bezahlt markieren oder den Betrag für die nächste Abrechnung anpassen.
    2. Rücklastschrift: Bereits bezahlte Belege können als Rücklastschrift markiert werden, und Sie können Bemerkungen hinzufügen.
 

Manuelle Zahlungen

Im Reiter „Zahlungen“ können auch manuell Zahlungen angelegt und gelöscht werden. Geben Sie den Zahlungszeitraum, den Betrag, die IBAN und eine Zahlungsbemerkung ein, bevor Sie den Vorgang speichern.



Zugangsprotokoll




Im Bereich "Büro - Zugangsprotokoll" können Sie ein Zutrittssystem, wie beispielsweise ein Schrankensystem für die Trainingsfläche, konfigurieren.

Im Funktionsbereich "Zugangsprotokoll" werden alle Vorgänge des Zutrittssystems angezeigt und mit entsprechenden Zusatzinformationen versehen. So können Sie sich jederzeit einen schnellen Überblick verschaffen. Über ein Lesegerät können Sie eine Karte des Herstellers vom Zutrittssystem einlesen. Dabei erscheint die Kartennummer automatisch in den Zugangsdaten.



Zugangsdaten verwalten

Um Patienten oder Kunden Zugang zu gewähren, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche "Neu". In dieser Maske können Sie festlegen, zu welchen Zeiten, in welchen Abständen und wie oft ein Patient Zugang erhalten soll. Sie können auch die Gültigkeit und eventuelle Beratungsintervalle, wie z. B. zur Anpassung von Trainingsplänen, vorkonfigurieren. Mögliche Zugangszonen und Geräte können im Bereich "Administration - Zugangsgeräte" konfiguriert werden.




Zugangskontrolle in der Patientenkartei

Die Anlage der Zugangsberechtigungen wird auch in der Patientenkartei unter dem Punkt "Zugangskontrolle" sichtbar. Hier können Sie über das Plus-Icon eine Neuanlage hinzufügen.



E-Akte des Patienten




Zugriff auf Dokumente in der E-Akte

Diese Liste ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die in der E-Akte eines ausgewählten Patienten hinterlegten Dokumente. Die E-Akte verfügt über verschiedene Berechtigungen, die unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten bieten.

Dokumente schnell finden

Das Suchfenster erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten. Geben Sie einfach den gewünschten Begriff oder Teile davon ein und drücken Sie die „Enter-Taste“ auf Ihrer Tastatur. Um die Suche zu löschen, entfernen Sie den Begriff und drücken Sie erneut die „Enter-Taste“. So können beispielsweise alle Verordnungen oder Arztbriefe schnell und übersichtlich angezeigt werden.

Dokumente und Vorlagen

Zusätzlich werden hier auch Dokumentenvorlagen sowie Dokumente angezeigt, die aus Verordnungen oder dem medizinischen Verlauf erzeugt wurden. Mahnungen werden im Ordner „Mahnungen“ der E-Akte des Patienten automatisch gespeichert. Ebenso werden alle Terminausdrucke dort abgelegt. Standardmäßig finden Sie in der E-Akte eine von Ihnen vordefinierte Ordnerstruktur vor.




Ordnerstruktur und Dokumente anzeigen

Im linken Fenster können Sie durch einen Klick auf das Plus-Symbol die Ordnerstruktur aufklappen und sich die darunterliegenden Ordner anzeigen lassen. Word- und PDF-Dateien sind durch entsprechende Symbole und anhand ihres Dokumententyps gekennzeichnet, ähnlich wie im Windows-Explorer.

Dokumente öffnen

Um ein Dokument zu öffnen, doppelklicken Sie es einfach. Word-Dokumente oder Word-Vorlagen werden sofort geöffnet.

Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen, können Sie Ordner oder Dokumente verschieben, indem Sie diese im rechten Fenster mit der linken Maustaste markieren und dann per „Drag-and-Drop“ an den gewünschten Ort oder Ordner im linken Fenster ziehen.
Änderungen in PDF-Dokumenten

Beim Öffnen von PDF-Dokumenten kann ein Bildschirm erscheinen, der Änderungen in den Datenfeldern anzeigt, die seit dem letzten Speichern im System aufgetreten sind. Diese Änderungen sollten in der Regel übernommen werden. Dazu können beispielsweise Änderungen in der Adresse, den Versicherungsnummern oder den hinterlegten Leistungen im Terminplan gehören.

Sie können Dokumente oder Ordner für die weitere Bearbeitung sperren, indem Sie auf den gewünschten Ordner oder das gewünschte Dokument mit einem Rechtsklick klicken und dort den Punkt „Gesperrt“ auswählen. 

Bei einem Ordner wird diese Einstellung auch für alle Dokumente und Ordner übernommen, welche sich in diesem Ordner befinden! 

Auf die gleiche Art und Weise können Sie Dokumente und Ordner auch wieder entsperren.

Weitere Optionen

Über das Menü, das Sie über den Rechtsklick aufrufen, haben Sie weitere Möglichkeiten. Sie können manuell neue Ordner erstellen, Ordner und Dokumente umbenennen sowie Ordner und Dokumente löschen. Auch das Hinzufügen einer Notiz als Textdatei ist möglich.




Unterschriften mit Signotec

Sollten Sie Signotec Unterschriften verwenden, geben Sie unter "Administration\Stammdaten Unternehmen\Sonstiges" das Installationsverzeichnis ins Feld "Signotec System-Installationsverzeichnis" ein. So erscheint der Menüpunkt "Unterschreiben...".




Dokumente direkt hinzufügen

In der E-Akte haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt hinzuzufügen, ohne über die Verordnung zu gehen. Wählen Sie dazu einfach den entsprechenden Ordner der Verordnung aus und gehen Sie im Funktionsmenü auf "Dokument aus Vorlage erstellen".

NotesWeitere Informationen zur Erstellung von Terminen finden Sie hier .

Zuzahlung hinterlegen trotz Zuzahlungsbefreiung



Es kann vorkommen, dass Sie beim Patienten eine Zuzahlung hinterlegen können, obwohl eine Zuzahlungsbefreiung vorliegt. Dies liegt meistens daran, dass der Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung unvollständig ist oder das Verordnungsdatum nicht innerhalb des Befreiungszeitraums liegt.

1) Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung überprüfen
  1. Stellen Sie sicher, dass der Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung korrekt und vollständig im System hinterlegt ist.
  2. Überprüfen Sie, ob das Verordnungsdatum innerhalb dieses Zeitraums liegt.
2) Verordnungen speichern und schließen
  1. "Speichern und schließen" Sie abschließend alle Verordnungen des Patienten.
  2. Öffnen Sie die gewünschte Verordnung erneut.
3) Scan der Zuzahlungsbefreiung hinterlegen
  1. Um die Bearbeitung zu erleichtern, hinterlegen Sie einen Scan der Zuzahlungsbefreiung in der E-Akte des Patienten.
  2. Erstellen Sie dafür einen Ordner „Zuzahlungsbefreiungen“.
  3. Hier können Sie jederzeit nachsehen und sich die Zuzahlungsbefreiung für die Abrechnung ausdrucken.
Den Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung eines Patienten finden Sie im jeweiligen Patienten-Datenblatt.

Direkt in die E-Akte des Patienten Scannen



Dokumente zum Patienten können Sie in VivoInform direkt scannen und in der E-Akte ablegen.
Wie Sie einen Scanner einrichten und eine Scan Vorlage erstellen finden Sie hier.
Die Scan Funktion steht in der Patientenmaske sowie in der Verordnung zur Verfügung.
Klicken Sie zum Scannen auf "Dokument scannen"



Wählen Sie unter [1] die Quelle/Scanvorlage aus. Wählen Sie unter [2] das Verzeichnis und den Dateinamen aus und klicken Sie auf [3] um den Scan zu starten.
Mit "Übernehme" wird das Dokument abgelegt.



Patienten zu Kursifant einladen

Um  einen Patienten zu Kursifant einzuladen, gehen Sie in den jeweiligen Patienten und überprüfen, ob eine E-Mail hinterlegt ist. 
Diese dient später als Identifikation zwischen Kursifant und VivoInform. 

Ist eine E-Mailadresse hinterlegt, können Sie über den Button "Zu Kursifant einladen" dem Patienten eine Mail zukommen lassen mit einem Registrierungslink. 

Über diesen Link können sich die Patienten direkt auf der Kursifant Plattform anmelden.

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