1.) Vertragsbeginn ist immer der Tag, an dem ein Vertrag auch abgerechnet wird. Hier würden wir Ihnen den 01. eines jeden Monats als Vertragsbeginn empfehlen. Bei neuen Verträgen muss zwingend das Feld „Datum letzte Abrechnung“ manuell ausgefüllt werden (nur beim ersten Mal!). Das Datum, welches Sie eintragen müssen, errechnet sich wie folgt:

Beginnt der Vertrag am 01.01.2021, so muss das Datum der letzten Abrechnung manuell mit 01.12.2020 gesetzt werden. Weiteres Beispiel: Beginnt der Vertrag am 01.04.2021, so muss das Datum der letzten Abrechnung auf 01.03.2021 gesetzt werden.

Dies muss, wie schon erwähnt, nur beim erstmaligen Anlegen des Vertrages durchgeführt werden. Danach setzt das Programm dieses Datum automatisch nach jeder durchgeführten Abrechnung neu. Über eine extra Berechtigung ist es jedoch weiterhin möglich dieses Datum manuell zu ändern, allerdings kann es dann zu Fehlern bei der Abrechnung kommen. In diesen Fällen sollten Sie zunächst unseren Support kontaktieren.

2.) Es wird im Voraus abgerechnet. Daher am 01. Januar für den Januar, am 01. Februar für den Februar usw.!

3.) Ruhezeiten sollten umgehend eingepflegt werden. Haben Sie eine Ruhezeit eingepflegt, so kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis diese Änderung im System greift. Bitte beachten Sie, folgende Regeln für Ruhezeiten:

a) Die Mindestdauer für eine Ruhezeit ist immer ein ganzer Monat.

b) Wenn Sie eine Ruhezeit hinterlegen, welche länger als einen Monat dauert, so ist diese wie folgt zu hinterlegen (Bsp.: Ruhezeit des Vertrages im Mai und Juni 2016):

Korrekt: 01.05.2021 bis 30.06.2021

Nicht korrekt: 01.05.2021 bis 31.05.2021 & 01.06.2021 bis 30.06.2021

4.) Vor der Abrechnung sind alle abzurechnenden Verträge noch einmal zu prüfen (Werte, Ruhezeiten etc.). Verträge, die in der entsprechenden Liste „Verträge abrechnen“ auftauchen und doch nicht abgerechnet werden sollen, entfernen Sie einfach den entsprechenden Haken. Lesen Sie hierzu auch das entsprechende Kapitel Verträge abrechnen .

5.) Läuft ein Vertrag aus, so tragen Sie in das Feld „gültig bis“ den entsprechenden Wert ein. Verträge sollten zum 30. bzw. 31. (bzw. 28. oder 29. im Februar) eines Monats enden.

6.) Ist ein Vertrag einmal ausgelaufen, so darf dieser nicht wieder reaktiviert werden. Hier müssen Sie dann einen neuen Vertrag bei dem jeweiligen Patienten anlegen, sollte dieser sich wieder entscheiden bei Ihnen einen Vertrag abzuschließen.