Einen Gruppentermin erstellen

Um einen Gruppentermin im Terminplan zu hinterlegen, müssen verschiedene Grundlagen vorbereitet/erfüllt sein.

1) In der Leistungsverwaltung bei der Leistung definieren, dass es sich um eine Gruppenleistung handelt.

2) In der Funktion „Terminplanungsregel Vorlagen“ im Funktionsbereich „Administration“ beim gewünschten Eintrag festlegen, dass es sich bei der Terminplanungsregel um eine Gruppenleistung handelt und dass diese buchbar ist.

Außerdem wird hier die Leistung(en) im dafür bestimmten Feld hinterlegt, die an dieser Gruppe teilnehmen dürfen.

3) Eine Terminplanungsregel (langfristig oder temporär) im Terminplan anlegen. Ohne eine TPR, welche als Gruppe definiert ist, lässt sich eine Gruppenleistung nicht im Terminplan verplanen.

4) Erstellung einer neuen TPR und Auswahl der zuvor definierten TPR im entsprechenden Feld.

Setzen des Hakens bei „Ist eine offene Gruppe“ hat zur Folge, dass die Startzeit und Dauer der einzelnen Gruppenteilnehmer variieren können. Bei einem Verzicht darauf müssen Start- und Endzeit aller Teilnehmer sowie die Dauer der Leistung exakt mit der definierten TPR übereinstimmen.

Außerdem muss der hinterlegte Raum (Ressource) der TPR auch mit den möglichen Ressourcen der Leistung in der Leistungsverwaltung übereinstimmen. Die letzte wichtige Angabe neben dem Tag und der Uhrzeit und Dauer ist der Mitarbeiter, der die Gruppe durchführt. Es ist zu beachten, dass Gruppenleistungen nur von einem Mitarbeiter und nicht von mehreren Mitarbeitern durchgeführt werden.

Weiter können Sie der TPR eine Kursgruppe zuordnen. Diese dienen der automatischen Weiterplanung von nicht wahrgenommenen Terminen in Gruppen. Die Termine werden also gelöscht und von VI automatisch neu/weiter verplant. Jenes zahlt sich vor allem bei langfristigen Gruppen ohne begrenztes Enddatum wie z. B. Rehabilitationssport aus. Mehr Informationen zur Anlage von Kursgruppen, finden Sie hier. 

Ist die Terminplanungsregel über den "Speichern"-Knopf hinterlegt, kann wie gewohnt mit der Terminierung begonnen werden.

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