Mitarbeiter
Unter der "Mitarbeiterverwaltung" können die Mitarbeiter innerhalb der Einrichtung verwaltet werden. Diese "Mitarbeiterverwaltung" bezieht sich auf Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Ein- und Austrittsdatum, Qualifikationen, Vertragsdaten, Urlaubsanspruch und die Arbeitszeiten) des Mitarbeiters. In der Funktion "Mitarbeiterverwaltung" wird als Standard die Liste aller aktuellen Mitarbeiter im Arbeitsbereich angezeigt. Diese Liste kann wie alle anderen Listen gefiltert, exportiert und durchsucht werden. Außerdem können Mitarbeiter hinzugefügt und Daten bestehender Mitarbeiter geändert werden.
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, wird im Menü die Funktion „
“ gewählt. Um die Daten von einem bestehenden Mitarbeiter zu bearbeiten, wird im Funktionsmenü ein markierter Datensatz über "Öffnen" aufgerufen oder per Doppelklick auf den Datensatz.
“ gewählt. Um die Daten von einem bestehenden Mitarbeiter zu bearbeiten, wird im Funktionsmenü ein markierter Datensatz über "Öffnen" aufgerufen oder per Doppelklick auf den Datensatz. Die Mitarbeiterkartei enthält folgende Unterpunkte Stammdaten, Arbeitszeit, Verträge, Urlaub, Qualifikationen, Raumzuweisung, Zugangskontrolle und E-Akte, diese haben folgende Funktionen und enthalten folgende Daten:
1) Stammdaten
- Personalnummer: Personalnummer des Mitarbeiters
- Mandantennummer (Datev): Möglichkeit zur Hinterlegung der Mandantennummer aus Datev, soweit das Steuerbüro diese Anwendung nutzt
- Titel: Titel des Mitarbeiters (wenn vorhanden)
- Vorname: Vorname des Mitarbeiters
- Nachname: Nachname des Mitarbeiters
- Zusatz für Patientenplan (Ausdruck): Wird im Patientenplan (Ausdruck) verwendet
- Geschlecht: Geschlecht des Mitarbeiters
- Geburtstag: Geburtsdatum des Mitarbeiters
- Eintrittsdatum: Eintrittsdatum des Mitarbeiters
- Austrittsdatum: Austrittsdatum des Mitarbeiters (frei lassen bis Austrittsdatum besteht)
- Ist Honorarkraft: Haken, wenn es sich um eine Honorarkraft handelt
- Beruf: Berufsbezeichnung des Mitarbeiters (Vorgegebenen Werte über die Funktion „Mitarbeiter: Qualifikation“ im Funktionsbereich „Administration“ festlegen)
- Telefonnummer (intern): Telefonnummer des Mitarbeiters, die intern verwendet
- E-Mail: E-Mail des Mitarbeiters
- Vorgesetzter: Vorgesetzter des Mitarbeiters
- Adressen: Hier besteht die Möglichkeit, eine oder mehrere Adresse zu hinterlegen
- Standardtelefonnummer: Möglichkeit x-Rufnummern zu hinterlegen
- Bemerkung: Für weitere Informationen über den Mitarbeiter
Bitte Speichern, nachdem die Pflichtfelder gefüllt sind, bevor die weiteren Reiter bearbeitet werden. Um eine Adresse hinzuzufügen, klicken auf das 
Symbol am linken oberen Rand des Adressenfeldes. Gleiches gilt, wenn eine Telefonnummer hinzugefügt wird.
Symbol am linken oberen Rand des Adressenfeldes. Gleiches gilt, wenn eine Telefonnummer hinzugefügt wird. Es besteht die Möglichkeit, eine oder mehrere Telefonnummern zu hinterlegen.
Bitte folgendes Format nutzen:
1. Der Ländercode (in Deutschland: 49)
2. Die Vor- und Durchwahl
Eine Adresse ohne erstmaliges Abspeichern eines Mitarbeiters, wird erst nach dem Abspeichern und erneutem Aufrufen des Mitarbeiters erscheinen! Unter dem Reiter „Stammdaten“ müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, um einen Mitarbeiter abspeichern zu können.
2) Arbeitszeit:
Unter diesem Punkt sind Arbeitszeiten bei einem Mitarbeiter hinterlegt. In der Übersicht befinden sich alle bisher angelegten Arbeitszeitmodelle inkl. Gültigkeiten.
Bitte beachten Sie, erst einen gültigen Vertrag anzuglegen, bevor Sie eine Arbeitszeit vergeben!
Um ein neues Arbeitszeitmodell zu hinterlegen, wird das Symbol betätigt. Es erscheint folgende Maske:
Symbol betätigt. Es erscheint folgende Maske: 
Hier erfolgt eine Bezeichnung der Arbeitszeit. Die Stundenanzahl pro Woche erhält das Programm aus dem Reiter „Verträge“. Des Weiteren können hier eine Gültigkeit hinterlegt werden, diese ohne ein „bis“-Datum, als Arbeitszeitenmodell unbegrenzt gültig sind.
Ein gültiger Vertrag muss im entsprechenden Reiter hinterlegt sein, da VivoInform einen gültigen Vertrag braucht, um Arbeitszeiten zu hinterlegen. Beim Hinterlegen der Arbeitszeiten ist es wichtig, dass das Datum im Feld „Gültig von“ nicht vor einem Vertragsbeginn, sondern innerhalb einer gültigen Vertragslaufzeit liegt.
Danach können dann in den Reitern „gerade Woche“ und „ungerade Woche“ die Arbeitszeit auf die verschiedenen Tage aufgeteilt werden.
Außerdem können in beiden Reitern noch die Arbeitsmodi eingestellt werden.
So können bei einem Mitarbeiter verschiedene oder gleiche Arbeitszeiten für gerade und ungerade Wochen bestehen, oder aber einen Mitarbeiter auch nur alle zwei Wochen arbeiten.
Die gemittelte Arbeitszeit aus gerader und ungerader Woche muss der Stundenanzahl im Vertrag entsprechen. Arbeitet z.B. jemand in geraden Wochen Teilzeit 20 Stunden und in ungeraden Wochen Vollzeit 40 Stunden muss die Arbeitszeit im Vertrag 30 h/Woche betragen.
3) Verträge:
In diesem Menüpunkt werden Verträge hinterlegt, dies ist notwendig, damit Arbeitszeiten und Urlaubsanträge hinterlegt/erstellt werden können. Vertrag hinzuzufügen, über folgendes Symbol: Es erscheint folgende Maske:
Es erscheint folgende Maske: Hinterlegt wird die Gültigkeit (Vertrag unbefristet, so ist das Feld „gültig bis“ leer), und die wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters im Feld „Wochen Arbeitszeit“.
4) Urlaub:
Hier können Sie hinterlegen, wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter im aktuellen Jahr hat, wie viele Bildungsurlaubstage und Sie können den Resturlaub aus dem Vorjahr eintragen.
Je nach Anzahl der hinterlegten Tage, kann im Funktionsbereich Urlaubsverwaltung- Meine Anträge (vivoinform.de) Urlaub beantragt werden.
Über das Symbol 
können Sie im Verlauf für die weiteren Jahre den Urlaub hinzufügen.
5) Qualifikationen:
Der Reiter der nun beschrieben wird, ist der Reiter „Qualifikationen“. Er besitzt folgende Maske:
Über das Symbol Qualifikationen zu einem Mitarbeiter hinzufügen. Es müssen Qualifikationen nur in dem Fall hinterlegt sein, falls diese bei Geräten oder Leistungen hinterlegt sind. Ist dies der Fall, werden später bei der automatischen Terminsuche nur die Mitarbeiter bei freien Terminen berücksichtigt, die diese Qualifikation hinterlegt haben.
Qualifikationen zu einem Mitarbeiter hinzufügen. Es müssen Qualifikationen nur in dem Fall hinterlegt sein, falls diese bei Geräten oder Leistungen hinterlegt sind. Ist dies der Fall, werden später bei der automatischen Terminsuche nur die Mitarbeiter bei freien Terminen berücksichtigt, die diese Qualifikation hinterlegt haben. 6) Raumzuweisung:
In der Raumzuweisung können über das Plus-Symbol präferierte Räume zugewiesen werden. Hierfür ist es wichtig, dass zuerst in der Ressourcenverwaltung entsprechende Räume angelegt sind. Eine Raumzuweisung ist nur optional vorzunehmen. Sie verhindert, dass VivoInform Mitarbeiter in unterschiedliche Räume verplant, sondern versucht, den Mitarbeiter und seinen Patienten in einem der präferierten Räume unterzubringen. Mit den Pfeiltasten können die Räume ihrer Präferenz nach geordnet werden. Der erste Raum ist der Raum, den das System nach Möglichkeit als Erstes belegt.
7) Zugangskontrolle:
Arbeiten Sie mit einer Zugangsverwaltung in Ihrer Einrichtung kann hier der jeweilige, auf den Mitarbeiter abgestimmte, Zugang hinterlegt werden.
Über das Symbol 
können Sie hier neue Zugänge, für Ihre Mitarbeiter hinzufügen.
8) E-Akte:
Im Bereich der E-Akte in der Mitarbeitermaske, können z.B. Zertifikate oder Verträge des Mitarbeiters hinterlegt werden.
Per Drag and Drop können Sie hier, die gewünschten Dokumente für den Mitarbeiter, in das Dateienfeld einfügen.
Es ist nicht möglich, einen Mitarbeiter zu löschen, sobald dieser mit anderen Datensätzen verknüpft ist. Dies können z.B. Patienten oder Termine sein. In diesem Fall kann ein Mitarbeiter lediglich ausscheiden. Dies bedeutet, ein Datum im Feld „Austrittsdatum“ im Reiter „Stammdaten“ einzutragen. Dieses Datum kann nur in der Vergangenheit liegen, wenn nach dem gewählten Austrittsdatum keine Termine mehr bei dem jeweiligen Mitarbeiter liegen. Hinterlegung dieses Austrittsdatum zuerst bei den Arbeitszeiten, dann bei den Verträgen und dann in den Stammdaten des Mitarbeiters.
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