E-Mail Vorlagen

E-Mail Vorlagen

Mit der Funktion E-Mail Vorlagen können Sie in VivoInform wiederverwendbare E-Mail-Texte erstellen, die Sie anschließend direkt aus einer Verordnung, der Patientenkartei oder dem Terminplan heraus versenden können. Platzhalter sorgen dafür, dass Patienten- und Verordnungsdaten automatisch eingefügt werden.

Voraussetzung: Die E-Mail-Anbindung muss in VivoInform konfiguriert sein. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Anleitung für die E-Mail-Anbindung.

E-Mail Vorlage erstellen

  1. Öffnen Sie Administration → E-Mail Vorlagen.
  2. In der Übersicht werden alle bereits angelegten Vorlagen angezeigt.
  3. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf „Neu", um eine neue Vorlage zu erstellen.
  4. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Felder im Bearbeitungsfenster



Name der E-Mail Vorlage: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen. Dieser wird Ihnen beim späteren Versand in der Vorlagenauswahl angezeigt.
Betreff: Tragen Sie den gewünschten Betreff der E-Mail ein. Auch hier können Platzhalter genutzt werden.
Datengrundlage: Die Datengrundlage steuert, welche Platzhalter verfügbar sind und von wo aus die Vorlage genutzt werden kann. Es sollten ausschließlich die Optionen Patient oder Verordnung
verwendet werden.
Text (Vorlage): Formulieren Sie den E-Mail-Text vor. Sie können Platzhalter einfügen, um automatisch Patienten- oder Verordnungsdaten zu übernehmen (analog zur Erstellung von Serienbriefen in den Dokumentenvorlagen).
  1. Klicken Sie auf „Mapping speichern" und schließen Sie das Fenster über das X.
  2. Klicken Sie anschließend auf „Aktualisieren" – die neue Vorlage erscheint nun in der Übersicht und ist einsatzbereit.



Datengrundlage und Verwendung

Patient: Für Vorlagen, die aus der Patientenkartei oder dem Terminplan heraus versendet werden. Beide Bereiche greifen auf dieselben Vorlagen mit Datengrundlage „Patient" zu.
Verordnung: Für Vorlagen, die direkt aus einer geöffneten Verordnung heraus versendet werden

Alert
 Wichtig: Eine Vorlage mit Datengrundlage „Verordnung" ist nicht aus der Patientenkartei oder dem Terminplan heraus nutzbar – und umgekehrt.

E-Mail Vorlage bearbeiten

  1. Öffnen Sie Administration → E-Mail Vorlagen.
  2. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage in der Übersicht.
  3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie mit „Mapping speichern".

Hinweise & häufige Fragen

Kann ich ein Logo in die E-Mail-Vorlage einfügen?
Ein Unternehmenslogo kann nicht direkt in der E-Mail-Vorlage als Bild hinterlegt werden. Alternativ können Sie eine Signatur mit Logo unter
Administration → Stammdaten Unternehmen → Reiter „E-Mail" hinterlegen. Die Signatur wird dann automatisch an alle ausgehenden E-Mails angehängt.

Im Betreff steht „Betreff" und im Textfeld nur „body" – was ist das Problem?
Dieses Verhalten tritt auf, wenn die E-Mail-Anbindung nicht korrekt konfiguriert ist oder die Vorlage nicht gespeichert wurde. Prüfen Sie:
  • Ob unter Administration → Stammdaten Unternehmen → Sonstiges die Option „E-Mail über Outlook" aktiviert ist.
  • Ob die Vorlage korrekt über „Mapping speichern" gespeichert und anschließend über „Aktualisieren" übernommen wurde.
  • Ob Betreff und Text im Vorlagenfeld tatsächlich ausgefüllt sind (nicht nur der Platzhaltertext).

Für weiterführende SMTP-Einstellungen lesen Sie den Artikel Stammdaten Unternehmen – Reiter „E-Mail".

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