E-Mail Vorlagen
Mit der Funktion E-Mail Vorlagen können Sie in VivoInform wiederverwendbare E-Mail-Texte erstellen, die Sie anschließend direkt aus einer Verordnung, der Patientenkartei oder dem Terminplan heraus versenden können. Platzhalter sorgen dafür, dass Patienten- und Verordnungsdaten automatisch eingefügt werden.
Voraussetzung: Die E-Mail-Anbindung muss in VivoInform konfiguriert sein. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Anleitung für die E-Mail-Anbindung.
E-Mail Vorlage erstellen
- Öffnen Sie Administration → E-Mail Vorlagen.
- In der Übersicht werden alle bereits angelegten Vorlagen angezeigt.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste auf „Neu", um eine neue Vorlage zu erstellen.
- Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Felder im Bearbeitungsfenster
Name der E-Mail Vorlage: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen. Dieser wird Ihnen beim späteren Versand in der Vorlagenauswahl angezeigt.
Betreff: Tragen Sie den gewünschten Betreff der E-Mail ein. Auch hier können Platzhalter genutzt werden.
Datengrundlage: Die Datengrundlage steuert, welche Platzhalter verfügbar sind und von wo aus die Vorlage genutzt werden kann. Es sollten ausschließlich die Optionen Patient oder Verordnung
verwendet werden.
Text (Vorlage): Formulieren Sie den E-Mail-Text vor. Sie können Platzhalter einfügen, um automatisch Patienten- oder Verordnungsdaten zu übernehmen (analog zur Erstellung von Serienbriefen in den Dokumentenvorlagen).
- Klicken Sie auf „Mapping speichern" und schließen Sie das Fenster über das X.
- Klicken Sie anschließend auf „Aktualisieren" – die neue Vorlage erscheint nun in der Übersicht und ist einsatzbereit.
Datengrundlage und Verwendung
Patient: Für Vorlagen, die aus der Patientenkartei oder dem Terminplan heraus versendet werden. Beide Bereiche greifen auf dieselben Vorlagen mit Datengrundlage „Patient" zu.
Verordnung: Für Vorlagen, die direkt aus einer geöffneten Verordnung heraus versendet werden
Wichtig: Eine Vorlage mit Datengrundlage „Verordnung" ist nicht aus der Patientenkartei oder dem Terminplan heraus nutzbar – und umgekehrt.
E-Mail Vorlage bearbeiten
- Öffnen Sie Administration → E-Mail Vorlagen.
- Doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage in der Übersicht.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie mit „Mapping speichern".
Hinweise & häufige Fragen
Kann ich ein Logo in die E-Mail-Vorlage einfügen?
Ein Unternehmenslogo kann nicht direkt in der E-Mail-Vorlage als Bild hinterlegt werden. Alternativ können Sie eine Signatur mit Logo unter
Administration → Stammdaten Unternehmen → Reiter „E-Mail" hinterlegen. Die Signatur wird dann automatisch an alle ausgehenden E-Mails angehängt.
Im Betreff steht „Betreff" und im Textfeld nur „body" – was ist das Problem?
Dieses Verhalten tritt auf, wenn die E-Mail-Anbindung nicht korrekt konfiguriert ist oder die Vorlage nicht gespeichert wurde. Prüfen Sie:
- Ob unter Administration → Stammdaten Unternehmen → Sonstiges die Option „E-Mail über Outlook" aktiviert ist.
- Ob die Vorlage korrekt über „Mapping speichern" gespeichert und anschließend über „Aktualisieren" übernommen wurde.
- Ob Betreff und Text im Vorlagenfeld tatsächlich ausgefüllt sind (nicht nur der Platzhaltertext).
Für weiterführende SMTP-Einstellungen lesen Sie den Artikel Stammdaten Unternehmen – Reiter „E-Mail".