Ablauf der Softwareeinführung

Dieser Artikel bietet eine strukturierte Übersicht über die notwendigen Schritte zur erfolgreichen Einführung der Software VivoInform im HealthCare-Bereich. Er richtet sich an Selbsteinrichter und soll Ihnen dabei helfen, die einzelnen Arbeitsschritte effizient zu planen und durchzuführen.

Server vorbereiten/ Installation:

Die Verwaltung (Administration, IT, Systemadministration) sollte zunächst die technischen Voraussetzungen für das System sicherstellen. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie hier.

Sobald die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, installieren Sie die Software gemäß der bereitgestellten Anleitung, diese finden Sie hier.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Drucker für den A4- und A5-Druck eingerichtet sind und das notwendige Papier bereitliegt.

Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen:

Um die Software optimal zu nutzen, sollten die Abteilungen, die häufig im System arbeiten, zu Beginn Benutzer anlegen und mit den entsprechenden Rollen ausstatten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu Benutzer und Rollen.

Unternehmensstammdaten hinterlegen:

Die Stammdaten sind die Basis von VivoInform. Hinterlegen Sie diese sowie Informationen zu Feiertage im Unternehmen, Arbeitsfreie Tage und Preisgruppen.

Kostenstellendaten hinterlegen:

Legen Sie die erforderlichen Kostenstellen an und hinterlegen Sie die entsprechenden Tarife. Beachten Sie, dass die Schritte zur Hinterlegung von Kostenstellendaten und zur Anpassung des Kontenrahmens parallel ausgeführt werden können.

Kontenrahmen prüfen und anpassen:

Prüfen und passen Sie den standardmäßig hinterlegten SKR03 Kontenrahmen an Ihre Gegebenheiten an, bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.

Die Punkte „Kostenstellendaten“ und „Kontenrahmen prüfen und anpassen“ können zeitgleich ausgeführt werden.

Ressourcen anlegen:

Im Punkt Ressourcen werden im VivoInform die Räume, Geräte und Fahrzeuge hinterlegt, die verplant werden, dies sollte die Mehrfachbelegung ausschließen. Zur besseren Übersicht sollten Sie vorab ein übersichtliches, strukturiertes Raumverzeichnis erstellen, dies kann neben den Grundeinstellungen erfolgen, da es nicht im Programm geschieht.

Kostenträger und Abrechnungsstellen prüfen:

Auch hier wird Ihnen ein Datenbestand an Kostenträgern zur Verfügung gestellt. Für ihre Finanzbuchhaltung ist es wichtig, die Debitorennummern aller Kostenträger und Abrechnungsstellen zu hinterlegen. Spezielle Abrechnungsstellen ihres Unternehmens dürfen nur als Abrechnungsstelle unter dem Hauptkostenträger hinterlegt werden, da sonst Probleme in der Zuordnung entstehen.

Die Punkte „Ressourcen anlegen“ und „Kostenträger und Abrechnungsstellen prüfen“ können zeitgleich ausgeführt werden.

Leistungen anlegen:

Haben Sie die vorangegangenen Punkte abgeschlossen, können Sie mit dem Aufbau der Leistungsverwaltung beginnen. Bei der Erstellung der Leistungen ist es wichtig, dass Sie vorab die im Programm hinterlegten Qualifikationen und Berufe geprüft und angepasst haben. Vorab außerhalb des Systems, sollten Sie sich eine Auflistung aller zu verplanenden Leistungen erstellen und diesen Positionsnummern, KTL-Codes  oder den passenden Entgeltschlüsseln zuordnen. Zu Beginn werden Ihnen seitens der bee-i GmbH die aktuellen ICD-Codes, KTL-Codes, Heilmittelkatalog, Indikationsschlüssel und HMK-Kürzel in der Datenbank zur Verfügung gestellt.

Zuweiser anlegen:

Das frühzeitige Hinterlegen ihrer Haupt-Zuweiser oder auch Ärzte und Krankenhäuser erleichtert Ihnen den Umstieg auf das neue System, erstellen Sie hierzu zu Beginn des Gesamtablaufs eine Liste ebendieser, bevor Sie die Zuweiser im System anlegen, passen Sie bitte auch die hinterlegten Titel auf ihre Bedürfnisse an. Nachdem Sie dies getan haben, besteht die Möglichkeit, für den leichteren Umstieg Versichertenkarten der Patienten einzulesen, sobald Sie das Kartenlesegerät und die Zugangsgeräte im System hinterlegt haben.

Die Punkte „Leistungen anlegen“ und „Mitarbeiter anlegen“, können zeitgleich ausgeführt werden. Beginnen Sie zunächst mit dem Anlegen der Dauerpatienten, Langzeitpatienten oder Patienten, die eine Rehabilitationssportverordnung haben.

Mitarbeiter anlegen:

Sobald Sie die vorangegangenen Punkte bearbeitet haben, können Sie alle Mitarbeiter im Programm hinterlegen, die Sie im Programm verplanen möchten (dies schließt auch alle Mitarbeiter mit ein, deren Urlaubsverwaltung über das System laufen soll). Diesen Schritt können Sie bequem auch schon vor der Einrichtung vorbereiten, bitte achten Sie darauf die Mitarbeiterkartei vollständig auszufüllen und achten Sie auf Besonderheiten.

Dokumente und E-Aktenvorlagen erstellen

Für sämtliche E-Akten ist es wichtig, im System die Dokumente zu hinterlegen, hiermit können Sie theoretisch ab Punkt „Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen“ beginnen, sie benötigen Sie jedoch nicht vorher. Es sind einige Dokumente standardmäßig hinterlegt, diese können Sie nutzen, müssen Sie jedoch anpassen. Danach können Sie die Papiervorlagen hinterlegen und Ihnen Dokumente zuordnen. Haben Sie dies abgeschlossen, können Sie die E-Aktenvorlagen auf ihren Betrieb anpassen. Sie regeln beispielsweise welche Dokumente automatisch bei einer Reha hinterlegt werden. Ebenfalls zu hinterlegen ist der Bereich "Textvorlagen und Prozesseinstellungen", der unter anderem automatische Honorarvereinbarungen generiert.

Fitnessverträge anlegen

Haben Sie den Punkt „Dauertermine und Preise bei den Leistungen hinterlegen“ abgeschlossen, können Sie parallel zum Punkt „Dokumente und E-Aktenvorlagen erstellen“ die Fitnessverträge anlegen. Lassen Sie hier zunächst das Datum der letzten Abrechnung offen, dies sollten Sie erst eintragen, wenn Sie zu einhundert Prozent sicherstellen können, wann Sie mit der Abrechnung in der neuen Software starten. In diesem Arbeitsschritt sollten Sie auch die Bereiche des Trainingsplaners konfiguriere,n insofern Sie diesen bei Mitgliedern etc. nutzen möchten.

Urlaub und Fehlzeiten

Tragen Sie nun bereits bestehende Urlaubs- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung ein. Sollten Sie vorab eine externe Liste erstellt haben, so erleichtert Ihnen das die Arbeit. Achten Sie aus arbeitsablauftechnischen Gründen immer darauf, den Mitarbeiter vor der Genehmigung auszuplanen. Jedoch geht im VivoInform auch nichts verloren und es wird eine Wiedervorlage generiert, die Sie auch im Nachhinein noch abarbeiten können.

Möchten Sie, dass ihre Mitarbeiter das Anlegen der Anträge selber durchführen, so bearbeiten Sie erst den Punkt „restlichen Benutzern Mitarbeiter und Rollen zuweisen“ und geben Sie Ihnen eine Kurzeinweisung in das Thema. Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, können Sie auch damit beginnen Verordnungen, die von kurzfristiger Dauer (KG, MLD, AHB, EAP…) sind und sowohl im Altsystem als auch im VivoInform Termine erhalten werden, beginnen anzulegen und zu terminieren.

Restlichen Benutzern, Mitarbeiter und Rollen zuweisen

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Legen Sie nun, wie in Punkt „Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen“ beschrieben, alle weiteren noch fehlenden Benutzer im System an und weisen ihm die entsprechenden Rollen zu, die er für seine Arbeit im VivoInform benötigt. Ist der Benutzer als Mitarbeiter angelegt, so weisen Sie dem Benutzer den dementsprechenden Mitarbeiter zu.

Die Punkte der „Verwaltungseinstellungen“ können zeitgleich ausgeführt werden, passen Sie dies an persönlichen Arbeitsabläufe an.

Bezeichnung Terminplanungsregeln prüfen:

Die Terminplanungsregeln kennzeichnen wiederkehrende Tätigkeiten in einem bestimmten Rhythmus, ob mit Patient (z.B. Gruppen, MTT-Aufsicht…) oder ohne Patient (z.B. Bürozeiten, Mitarbeitergespräche, Besprechungen…) dauerhaft beim Mitarbeiter und / oder Ressource verplant werden sollen.

In den Vorlagen für Terminplanungsregeln ist standardmäßig bereits eine große Anzahl von Terminplanungsregeln hinterlegt, diese müssen jedoch angepasst und ggf. erweitert werden. Bei allen Terminplanungsregeln, bei denen Patienten anhand einer Verordnung verplant werden sollen, müssen diese Leistungen auch hinterlegt sein.

Standardtherapiepläne überprüfen:

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Im VivoInform gibt es Leistungen mit dem Zusatz „Übergeordnete Leistungsgruppe“, darunter sollten Sie alle Leistungen anlegen, die mehrere Einzelleistungen beinhalten wie z.B. AHB-Verordnungen, EAP-Verordnungen oder D1-Verordnungen. Um diese Leistungen später einfacher und schneller zu verplanen sollten Sie sie sich Standardtherapiepläne, die alle Einzelleistungen mit Anzahl, Dauer, Rhythmus, Reihenfolge etc. beinhalten.

„Bezeichnung Terminplanungsregeln prüfen“ und „Standardtherapiepläne überprüfen“ können zeitgleich ausgeführt werden.

Terminplanungsregeln anlegen:

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Sobald Sie den Punkt „Bezeichnung Terminplanungsregeln prüfen“ abgeschlossen haben, können Sie die Terminplanungsregeln aller Mitarbeiter anlegen.

Achten Sie hierbei ganz besonders auf Vollständigkeit und vergessen Sie zum Beispiel auch keine Mitarbeitergespräche in einem dreijährigen Rhythmus, dies erleichtert Ihnen die spätere Arbeit und Planung.

Eine Liste auch zu diesem Punkt kann vorab extern erstellt werden. In diesem Arbeitsschritt sollten Sie auch die weiteren Bereiche der Planung und Konfiguration durchführen, insofern Sie diese nutzen.

Dauertermine und Preise bei den Leistungen hinterlegen:

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Sollten Sie im Vorfeld nicht alle aktuellen Preise bei den Leistungen hinterlegt haben, schließen Sie diesen Arbeitsvorgang zunächst ab, er kann jedoch bereits in Punkt „Leistungen anlegen“ erfolgen. Ab diesem Punkt müssen Sie auch ihre Patienten mit in den Prozess einbeziehen, sollten Sie ab dem Punkt „Zuweiser anlegen“ bereits angefangen haben, Patienten komplett im System zu hinterlegen, können Sie nun beginnen bestehende Patienten mit langfristigen Terminen jeglicher Art (KG-Bobath, Rehasport…) zu verplanen und Sie darüber zu informieren und Ihnen Ausdrucke mit den Terminen aushändigen.

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