Ablauf der Softwareeinführung
Diese Übersicht dient der Überprüfung der zu leistenden Arbeitsschritte für Selbsteinrichter.
Server vorbereiten/ Installation:
Ihre Verwaltung (Administration, IT, Systemadministration, Systemverwaltung… im weiteren Verlauf als Verwaltung bezeichnet) sollte als ersten Schritt die technischen Voraussetzungen für das System schaffen, weitere Informationen dazu finden Sie hier. Sind diese gegeben, so können Sie die Software wie hier beschrieben installieren. Ausdrucke im VivoInform werden zum einen auf A4 gedruckt, zum anderen werden sämtliche Terminnotizen im Format A5 gedruckt, auch hier sollten die technischen Voraussetzungen frühestmöglich geschaffen werden. Richten Sie ihre Drucker entsprechend ein und stellen Sie das Papier für ihre Mitarbeiter bereit.
Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen:
Für eine erfolgreiche Umsetzung der Software ist es wichtig, dass die Abteilungen, die am häufigsten im System arbeiten, das VivoInform von Anfang an auf ihre eigenen Bedürfnisse selbstständig mit anpassen und einrichten, um so die Prozesse besser verstehen und umsetzen zu können, daher sollten diese Benutzer gleich zu Beginn angelegt und mit den entsprechenden Rollen versehen werden. Weitere Erklärungen und Erläuterungen dazu finden Sie unter Benutzer und Rollen.
Unternehmensstammdaten hinterlegen:
Die Stammdaten des Unternehmens stellen die Karosserie von VivoInform dar, an dieser werden alle weiteren Module angesetzt, hier finden Sie nähere Informationen zur Hinterlegung der Daten, prüfen Sie in diesem Arbeitsschritt bitte auch die Punkte Feiertage im Unternehmen, Arbeitsfreie Tage und Preisgruppen.
Kostenstellendaten hinterlegen:
Kostenstellen spiegeln die einzelnen Abrechnungsbereiche des Unternehmens wieder. Die zuvor festgelegten sollten nur dann in einer Kostenstelle hinterlegt werden, wenn sie auch erforderlich sind, hinterlegen Sie zu den Kostenstellen auch die für Sie gültigen Tarifeinstellungen.
Kontenrahmen prüfen und anpassen:
Standardmäßig haben wir in diesem Bereich für Sie den SKR03 hinterlegt. Bevor Sie den Kontenrahmen nicht auf Ihre eigenen Gegebenheiten angepasst haben, sollten Sie auf keinen Fall die weiteren Schritte durchführen, da ohne Konto keine Leistungen im System angelegt werden können.
Die Punkte „Kostenstellendaten“ und „Kontenrahmen prüfen und anpassen“ können zeitgleich ausgeführt werden.
Ressourcen anlegen:
Im Punkt Ressourcen werden im VivoInform die Räume, Geräte und Fahrzeuge hinterlegt, die verplant werden, dies sollte die Mehrfachbelegung ausschließen. Zur besseren Übersicht sollten Sie vorab ein übersichtliches, strukturiertes Raumverzeichnis erstellen, dies kann neben den Grundeinstellungen erfolgen, da es nicht im Programm geschieht.
Kostenträger und Abrechnungsstellen prüfen:
Auch hier wird Ihnen ein Datenbestand an Kostenträgern zur Verfügung gestellt. Für ihre Finanzbuchhaltung ist es wichtig, die Debitorennummern aller Kostenträger und Abrechnungsstellen zu hinterlegen. Spezielle Abrechnungsstellen ihres Unternehmens dürfen nur als Abrechnungsstelle unter dem Hauptkostenträger hinterlegt werden, da sonst Probleme in der Zuordnung entstehen.
Die Punkte „Ressourcen anlegen“ und „Kostenträger und Abrechnungsstellen prüfen“ können zeitgleich ausgeführt werden.
Leistungen anlegen:
Haben Sie die vorangegangenen Punkte abgeschlossen, können Sie mit dem Aufbau der Leistungsverwaltung beginnen. Bei der Erstellung der Leistungen ist es wichtig, dass Sie vorab die im Programm hinterlegten Qualifikationen und Berufe geprüft und angepasst haben. Vorab außerhalb des Systems, sollten Sie sich eine Auflistung aller zu verplanenden Leistungen erstellen und diesen Positionsnummern, KTL-Codes oder den passenden Entgeltschlüsseln zuordnen. Zu Beginn werden Ihnen seitens der bee-i GmbH die aktuellen ICD-Codes, KTL-Codes, Heilmittelkatalog, Indikationsschlüssel und HMK-Kürzel in der Datenbank zur Verfügung gestellt.
Zuweiser anlegen:
Das frühzeitige Hinterlegen ihrer Haupt-Zuweiser oder auch Ärzte und Krankenhäuser erleichtert Ihnen den Umstieg auf das neue System, erstellen Sie hierzu zu Beginn des Gesamtablaufs eine Liste ebendieser, bevor Sie die Zuweiser im System anlegen, passen Sie bitte auch die hinterlegten Titel auf ihre Bedürfnisse an. Nachdem Sie dies getan haben, besteht die Möglichkeit, für den leichteren Umstieg Versichertenkarten der Patienten einzulesen, sobald Sie das Kartenlesegerät und die Zugangsgeräte im System hinterlegt haben.
Die Punkte „Leistungen anlegen“ und „Mitarbeiter anlegen“, können zeitgleich ausgeführt werden. Beginnen Sie zunächst mit dem Anlegen der Dauerpatienten, Langzeitpatienten oder Patienten, die eine Rehabilitationssportverordnung haben.
Mitarbeiter anlegen:
Sobald Sie die vorangegangenen Punkte bearbeitet haben, können Sie alle Mitarbeiter im Programm hinterlegen, die Sie im Programm verplanen möchten (dies schließt auch alle Mitarbeiter mit ein, deren Urlaubsverwaltung über das System laufen soll). Diesen Schritt können Sie bequem auch schon vor der Einrichtung vorbereiten, bitte achten Sie darauf die Mitarbeiterkartei vollständig auszufüllen und achten Sie auf Besonderheiten.
Dokumente und E-Aktenvorlagen erstellen
Für sämtliche E-Akten ist es wichtig, im System die Dokumente zu hinterlegen, hiermit können Sie theoretisch ab Punkt „Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen“ beginnen, sie benötigen Sie jedoch nicht vorher. Es sind einige Dokumente standardmäßig hinterlegt, diese können Sie nutzen, müssen Sie jedoch anpassen. Danach können Sie die Papiervorlagen hinterlegen und Ihnen Dokumente zuordnen. Haben Sie dies abgeschlossen, können Sie die E-Aktenvorlagen auf ihren Betrieb anpassen. Sie regeln beispielsweise welche Dokumente automatisch bei einer Reha hinterlegt werden. Ebenfalls zu hinterlegen ist der Bereich "Textvorlagen und Prozesseinstellungen", der unter anderem automatische Honorarvereinbarungen generiert.
Fitnessverträge anlegen
Haben Sie den Punkt „Dauertermine und Preise bei den Leistungen hinterlegen“ abgeschlossen, können Sie parallel zum Punkt „Dokumente und E-Aktenvorlagen erstellen“ die Fitnessverträge anlegen. Lassen Sie hier zunächst das Datum der letzten Abrechnung offen, dies sollten Sie erst eintragen, wenn Sie zu einhundert Prozent sicherstellen können, wann Sie mit der Abrechnung in der neuen Software starten. In diesem Arbeitsschritt sollten Sie auch die Bereiche des Trainingsplaners konfiguriere,n insofern Sie diesen bei Mitgliedern etc. nutzen möchten.
Urlaub und Fehlzeiten
Tragen Sie nun bereits bestehende Urlaubs- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter in der Urlaubsverwaltung ein. Sollten Sie vorab eine externe Liste erstellt haben, so erleichtert Ihnen das die Arbeit. Achten Sie aus arbeitsablauftechnischen Gründen immer darauf, den Mitarbeiter vor der Genehmigung auszuplanen. Jedoch geht im VivoInform auch nichts verloren und es wird eine Wiedervorlage generiert, die Sie auch im Nachhinein noch abarbeiten können.
Möchten Sie, dass ihre Mitarbeiter das Anlegen der Anträge selber durchführen, so bearbeiten Sie erst den Punkt „restlichen Benutzern Mitarbeiter und Rollen zuweisen“ und geben Sie Ihnen eine Kurzeinweisung in das Thema. Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, können Sie auch damit beginnen Verordnungen, die von kurzfristiger Dauer (KG, MLD, AHB, EAP…) sind und sowohl im Altsystem als auch im VivoInform Termine erhalten werden, beginnen anzulegen und zu terminieren.
Restlichen Benutzern, Mitarbeiter und Rollen zuweisen
Legen Sie nun, wie in Punkt „Benutzer der Anmeldung und Buchhaltung anlegen“ beschrieben, alle weiteren noch fehlenden Benutzer im System an und weisen ihm die entsprechenden Rollen zu, die er für seine Arbeit im VivoInform benötigt. Ist der Benutzer als Mitarbeiter angelegt, so weisen Sie dem Benutzer den dementsprechenden Mitarbeiter zu.
Die Punkte der „Verwaltungseinstellungen“ können zeitgleich ausgeführt werden, passen Sie dies an persönlichen Arbeitsabläufe an.
Bezeichnung Terminplanungsregeln prüfen:
Die Terminplanungsregeln kennzeichnen wiederkehrende Tätigkeiten in einem bestimmten Rhythmus, ob mit Patient (z.B. Gruppen, MTT-Aufsicht…) oder ohne Patient (z.B. Bürozeiten, Mitarbeitergespräche, Besprechungen…) dauerhaft beim Mitarbeiter und / oder Ressource verplant werden sollen.
In den Vorlagen für Terminplanungsregeln ist standardmäßig bereits eine große Anzahl von Terminplanungsregeln hinterlegt, diese müssen jedoch angepasst und ggf. erweitert werden. Bei allen Terminplanungsregeln, bei denen Patienten anhand einer Verordnung verplant werden sollen, müssen diese Leistungen auch hinterlegt sein.
Standardtherapiepläne überprüfen:
Im VivoInform gibt es Leistungen mit dem Zusatz „Übergeordnete Leistungsgruppe“, darunter sollten Sie alle Leistungen anlegen, die mehrere Einzelleistungen beinhalten wie z.B. AHB-Verordnungen, EAP-Verordnungen oder D1-Verordnungen. Um diese Leistungen später einfacher und schneller zu verplanen sollten Sie sie sich Standardtherapiepläne, die alle Einzelleistungen mit Anzahl, Dauer, Rhythmus, Reihenfolge etc. beinhalten.
„Bezeichnung Terminplanungsregeln prüfen“ und „Standardtherapiepläne überprüfen“ können zeitgleich ausgeführt werden.
Terminplanungsregeln anlegen:
Sobald Sie den Punkt „Bezeichnung Terminplanungsregeln prüfen“ abgeschlossen haben, können Sie die Terminplanungsregeln aller Mitarbeiter anlegen.
Achten Sie hierbei ganz besonders auf Vollständigkeit und vergessen Sie zum Beispiel auch keine Mitarbeitergespräche in einem dreijährigen Rhythmus, dies erleichtert Ihnen die spätere Arbeit und Planung.
Eine Liste auch zu diesem Punkt kann vorab extern erstellt werden. In diesem Arbeitsschritt sollten Sie auch die weiteren Bereiche der Planung und Konfiguration durchführen, insofern Sie diese nutzen.
Dauertermine und Preise bei den Leistungen hinterlegen:
Sollten Sie im Vorfeld nicht alle aktuellen Preise bei den Leistungen hinterlegt haben, schließen Sie diesen Arbeitsvorgang zunächst ab, er kann jedoch bereits in Punkt „Leistungen anlegen“ erfolgen. Ab diesem Punkt müssen Sie auch ihre Patienten mit in den Prozess einbeziehen, sollten Sie ab dem Punkt „Zuweiser anlegen“ bereits angefangen haben, Patienten komplett im System zu hinterlegen, können Sie nun beginnen bestehende Patienten mit langfristigen Terminen jeglicher Art (KG-Bobath, Rehasport…) zu verplanen und Sie darüber zu informieren und Ihnen Ausdrucke mit den Terminen aushändigen.
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