Der Terminplan

Der Terminplan



Der Terminplan stellt eine der Hauptfunktionen des Programms dar.






























Welche Ressourcen und Mitarbeiter Sie hier in welcher Reihenfolge wieder finden, können Sie selbstständig entscheiden, indem Sie in der Funktion „Terminplanansichten“ die entsprechenden Ansichten definieren.

Im Funktionsmenü des Terminplans finden Sie folgende Leiste vor, die je nach Berechtigung auch weniger Knöpfe aufzeigen kann:



Sie können hier verschiedene Aktionen ausführen, wobei die Funktionen hier selbst erklärend sind. Außerdem bestehen im Terminplan bestimmte Tastaturkürzel, mit denen Sie bestimmte Aktionen im Terminplan erwirken können. Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Tastaturkürzel.



Je nach Ressource wird der Terminplan angepasst. Es besteht die Möglichkeit entweder Tagesansicht oder Arbeitswochenansicht zu wählen.

Um Termin zu absagen oder wahrzunehmen, verwenden Sie die entsprechende Knöpfe.

Der Knopf "Alternative suchen" bietet die Funktionalität, Alternative für Termine zu finden.



Mit dem Knopf "Drucken"  wird  das Fenster "Ausdruck wählen" geöffnet. Pfeile zeigt die Letzte ausgedruckte Dokumente, mehr darüber können Sie im Artikel Terminpläne Patienten und Mitarbeiter drucken lesen.



Beim Drucken den Knopf "Telefontermin", öffnet sich das nächste Form:



Hier kann man die benötige Information hinzufügen.



Mehr über die "Automatische Terminplanung" lesen Sie im Artikel Automatische Terminplanung.
Oder schauen Sie sich Video an: 

Mehr über die "Patient Terminassistent" befindet sich im Artikel Wie kann ich mehrere Termine eines Patienten oder einer Verordnung auf einmal löschen?.

Für die Unterschreibung von Terminen drucken Sie den Knopf "Termin unterschreiben" an. Es öffnet sich automatisch das Form "Leistungsquittierung".



Der Knopf "Terminübersicht" wird den öffnen.
Mehr darüber im Artikel: Terminübersicht - Strg Ü.



Der Navigationsbereich ermöglicht manuelle Steuerung nach Datum, Tag zurück/danach, Jetzt, Vergrößern/Verkleinern, Auto Zoom. Außerdem wird der Ansicht von Daten aktualisiert beim Andrucken entsprechenden Knopf.



Auto Zoom Funktion

Die Auto Zoom Funktion dient Ihnen als Planungshilfe, um Termine, die in einem 30 oder 60-minütigem Raster, verplant werden sollen, präziser abzulegen.



Durch einen Mausklick auf den Button „Auto Zoom“, aktivieren Sie die Funktion. Wie gewohnt, greifen Sie sich nun die Leistung, die verplant werden soll und lassen dabei die linke Maustaste gedrückt. Visieren Sie den gewünschten Planungszeitraum mit Ihrer Maus an. Nach kurzer Verweildauer, zoomt Sie VivoInform automatisch in die 5 Minuten Raster- Ansicht. Nachdem der Termin abgelegt und erstellt wurde (Drag-and-drop), zoomt Sie VivoInform selbstständig zum Ausgangsraster zurück.

Highlight Modus

Der Highlight Modus dient in erster Linie zur Unterstützung bei der Planung von Terminen. Haben Sie einen vollen Terminplan kann es vorkommen, dass mögliche freie Ressourcen nicht sofort erkannt werden. Der Highlight Modus von Vivoinform zeigt ihnen, mithilfe der farblichen Abhebung (türkis), mögliche Planungslücken, die zur Belegung zur Verfügung stehen.



Um den Modus zu aktivieren, müssen Sie vorab eine Verordnung ausgewählt haben und mit der Maus die gewünschte Leistung, die verplant werden soll, auf der rechten Seite (Leistungsübersicht) einmal angewählt haben. Nun können Sie den Highlight Modus im oben liegenden Funktionsmenü aktivieren.

Gruppenübersicht

Mit dem Knopf "Gruppenübersicht" öffnet sich der im zusätzlichen Fenster.



Sie können auch Ansicht den Terminplan je nach gewünschten Ansicht wählen.



Im Terminplan besteht nach der Auswahl der Ansicht die Möglichkeit diese über den Button "Ansicht ändern" zu individualisieren.
Nach dem Schließen des Terminplans gehen diese Änderungen nicht verloren.



Über den Button "Abwesende ausblenden" haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter oder Ressourcen die aktuell nicht zur Verfügung stehen (Krank oder Urlaub), auszublenden, jedoch werden keine Mitarbeiter ausgeblendet, bei denen trotz Abwesenheit noch Termine im Plan enthalten sind.

Über den Button "Weniger/Mehr Ressourcen" wird Ihnen ein (mehrere) Ressource(-n) weniger/mehr angezeigt.

Der Knopf "Live" zeigt immer das Livebild des Terminplans mit einer Änderung und Anpassung.

Auf der Registerkarte "Planungsregeln" steht nächster Funktionalität zur Verfügung:



"Neue Planungsregel" ist nur für einen Tag.
"Neue feste Planungsregel" ist ohne Begrenzung von der Zeit.

Hier ist die Navigation durch Navigationsbereich auch möglich:



Auf der Registerkarte "Fehl- und Arbeitszeiten" besteht die Möglichkeit, neue Fehlzeit oder Arbeitszeitänderung anzulegen.



Zugänglich sind nächste Fehlzeiten:



Nach dem Wahl wird das Fenster mit dem Zeitraum vorgeschlagen.

  

Sie erreichen den Terminplan direkt über die Funktion „Terminplan“ oder indem Sie aus einer Verordnung, einem Vertrag oder einem Beleg auf „Termin erstellen“ gehen. Im letzteren Fall ist der entsprechende Beleg, Vertrag oder die Verordnung schon direkt ausgewählt und Sie können Termine erstellen.

Termine können außerdem mit Symbolen versehen sein, diese stehen für:

       - Erster Termin des Patienten in Ihrer Einrichtung, evtl. Abläufe und Wege erklären
       - Der Patient wird vom Fahrdienst gebracht und abgeholt
       - Der Termin ist als wahrgenommen markiert
       - Die Zuzahlung ist noch ausstehend
       - Die Zuzahlung wurde vom Patienten geleistet
       - Zu dem Termin ist eine Notiz hinterlegt worden
       - Dieser Termin ist ein Termin von einem Dauerplanungsrezept

Zusätzlich können Sie die Termine mit einem Doppelklick öffnen und Änderungen vornehmen sowie den Termin als wahrgenommen markieren.


In dem Feld „Notizen" können Sie Freitext Informationen hinterlegen, die dann in der Kurzinfo im Terminplan dargestellt werden.



Zusatzinformation zu Terminen können direkt am Terminauftrag (rechte Seite) verankert werden.
Jeder neu erstellte Termin erhält, automatisch die neu eingetragene Notiz und wird mit dem Informations-Icon versehen. 


        - Anzahl angeben
        - Anzahl reduzieren
        - Notiz hinzufügen
        - Auftrag anpassen
       - Termine suchen

Des Weiteren können Notizen für Mitarbeiter erstellen, mit der Option, dass diese mit ausgedruckt werden. Mit der Tastenkombination „Strg + I" oder mit einem Doppelklick im Terminplan öffnet sich ein Dialog, in dem Notizen erstellt werden können.



Wenn der Haken bei „im Terminplan andrucken" gesetzt ist, wird im PDF-Ausdruck für den Mitarbeiter diese Notiz mit angezeigt.


Zusätzlich besteht die Option aus der Terminmaske mit einem Klick auf „Notiz für Mitarbeiter" diese Notizen zu hinterlegen.

Fehlzeit bei Mitarbeiter hinterlegen (außer Urlaub)


Um bei einem Mitarbeiter eine Fehlzeit wie z.B. „Arbeitsunfähig“ oder „Mutterschutz“ zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

1) Öffnen Sie den Terminplan, hierbei ist es wichtig, dass Sie den betreffenden Mitarbeiter als Ressource auswählen.
2) Wählen Sie oben im Funktionsmenü den Reiter „Fehl- und Arbeitszeiten“ aus.



3) Klicken Sie dann in diesem Menü auf „Neue Fehlzeit“ und wählen Sie die gewünschte Art der Fehlzeit aus.



4) Tragen Sie in der sich öffnenden Maske die gewünschte Dauer der Fehlzeit ein (mindestens 1 Tag



5) Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“. Die Fehlzeit wird nun im Terminplan eingetragen.

Fehlzeit bei einem Mitarbeiter ändern oder löschen


1) Öffnen Sie den Terminplan und rufen Sie sich den Mitarbeiter und den Tag auf, an dem die Fehlzeit hinterlegt ist.
2) Wechsel Sie vom Reiter „Navigation“ in den Reiter „Planungsregeln“.



3) Klicken Sie doppelt auf die im Terminplan eingetragene Fehlzeit.
4) Es erscheint folgende Maske, in der die Dauer der Fehlzeit hinterlegt ist.



Hier können Sie nun die Dauer verändern oder aber auch wieder komplett aus dem Terminplan löschen.

 Einen Termin als abgesagt kennzeichnen


Um einen Termin als abgesagt zu kennzeichnen, wird wie folgt vorgegangen: 




1) Den Terminplan öffnen und zum gewünschten Termin gehen.
2) Den Termin markieren mit der linken Maus- oder Tab-Taste.
3) Im Funktionsmenü den Knopf „Termin absagen“ anklicken.
4) Einen Grund auswählen und ggf. eine Bemerkung einfügen.
5) Der Termin wird gelöscht und als abgesagt gekennzeichnet. Er erscheint in der Liste "Abgesagte Termine".
Diese Vorgänge benötigen entsprechende Berechtigungen.

Um „Termin wahrgenommen“ zurückzunehmen, falls dies irrtümlicherweise geschehen ist, wird wie folgt vorgegangen:
1) Den Termin im Terminplan oder in der Gruppenansicht per Doppelklick wählen.
2) Auf den Knopf „Termin nicht wahrgenommen“ klicken.
3) Der Termin ist nicht mehr als „wahrgenommen“ markiert.
Weiter haben Sie die Möglichkeit, einen "abgesagten Termin" direkt in Rechnung zu stellen. Klicken Sie hier: Wie erstelle ich eine Ausfallrechnung? (vivoinform.de)

    • Related Articles

    • Terminplan (Verwendung in der Urlaubsplanung)

      Sollten Sie Anträge bearbeiten wollen, so kann über den Terminplan nachgeschaut werden, ob dies möglich ist und der Mitarbeiter direkt vor Antragsgenehmigung freigeplant werden kann. Genauere Informationen finden Sie unter "Der Terminplan", da sich ...

    • Terminplan (in der medizinischen Verwaltung)

      Der Terminplan stellt eine der Hauptfunktionen des Programms dar und ist in der medizinischen Verwaltung gleich dem in der Patientenverwaltung. Es besteht nur ein einziger Unterschied, öffnet man in der medizinischen Verwaltung aus dem Terminplan ...

    • Mein Terminplan

      Die Funktion "Mein Terminplan" zeigt den Terminplan des aktuell am Arbeitsplatz angemeldeten Benutzers. Jeder Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit, in seinem Terminplan zu arbeiten. Er kann sich außerdem einzelne Patienten aufrufen oder deren Termin ...

    • Zeiten von Leistungen im Terminplan ändern

      Um die Zeiten von Leistungen im Terminplan zu ändern, existieren verschiedene Möglichkeiten: Zum Einen können Sie einen Termin mit Hilfe eines Doppelklicks öffnen und hier dann die Zeiteinstellungen für Patient und Mitarbeiter definieren. Die Dauer ...

    • Terminplanungsregeln (Verwendung in der Urlaubsplanung)

      Terminplanungsregeln in der Urlaubsplanung sollten Sie nutzen, sobald Sie Mitarbeiter längerfristig ausplanen wollen, genauere Informationen entnehmen Sie bitte der Beschreibung der "Terminplanungsregeln", da die Funktionalitäten identisch sind mit ...