Die Dokumentation ist einer wichtigsten Prozesse einer jeden Software im medizinischen Bereich, da die Ansprüche immer vielfältiger werden und unterschiedlichste Sachverhalte berücksichtigt werden müssen. Hierzu gibt es im VivoInform eine Vielzahl von Funktionen, die den Benutzer dabei unterstützen, so viel Zeit wie möglich einzusparen.
Am Ende vieler Dokumentationsprozesse steht das Dokument, welches benötigt wird, um die dokumentierten Informationen an Patienten, Kunden, Ärzte Krankenhäuser und auch Kostenträger auszuhändigen oder zu übermitteln.
Bei einer korrekten Dokumentation durch den Gebrauch der Funktionen werden die zuvor erfassten Informationen automatisiert im Dokument zusammengeführt, wodurch im Idealfall das Dokument nur noch geöffnet, kontrolliert, ausgedruckt und unterschrieben werden muss. Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass bei einer Dokumentation im VivoInform alles nur einmalig erfasst werden muss und diese Information in einer Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlichen Fällen und Verordnungen mehrfach genutzt werden kann. Eine Dokumentation in einem Dokument hingegen ist nur in diesem Dokument nutzbar, was dazu führt, dass Informationen mehrfach erfasst werden müssen.
Hierfür ist es wichtig, in der Funktion
"Dokumentenvorlage" die Dokumente zu hinterlegen und mittels Dokumenten-Mapping an den gewünschten Stellen die Informationen aus dem VivoInform zu laden. Es gibt die Möglichkeit, unterschiedlichste Dokumentenarten im VivoInform zu hinterlegen, seien es SNAP-Dokumente, Word-Dokumente oder PDF-Dokumente. F
ür SNAP- und Word-Dokumente bietet das VivoInform mit der Funktion "Papiervorlagen" eine weitere unterstützende Funktion, die es ermöglicht, das Briefpapier zentral als Druckvorlage zu hinterlegen. Der Vorteil besteht darin, dass bei Änderung des Briefpapiers nicht jedes Dokument einzeln bearbeitet werden muss, sondern nur die zentrale Vorlage.
Um bei einem Fall, Verordnung, Kurs, Vertrag oder bei weiteren Sachverhalten in der E-Akte des Patienten die Dokumente nicht manuell hinzufügen zu müssen, gibt es im VivoInform die Möglichkeit,
"E-Akten Vorlagen" zu erstellen. Diese definieren
anhand ausgewählter Leistung und Kostenträger, wie die E-Akte aufgebaut werden muss, mit genauer Ordnerstruktur und möglichen Unterordnern sowie den benötigten Dokumenten.
Grundsätzlich können in den Dokumenten folgende Informationen aus der Datenbank gemappt werden, die zuvor im VivoInform erfasst wurden und zentral hinterlegt sind:
- Stammdaten des eigenen Unternehmens aus den "Stammdaten Unternehmen" und den "Kostenstellen", dies ist speziell für Absenderadresse oder Fußzeile mit Bankverbindungen etc. von Vorteil
- Stammdaten von Zuweisern, Ärzten und Krankenhäusern, dies ist speziell für die Adressatenfelder sowie die briefliche Anrede nutzbar
- Stammdaten des Patienten, für die briefliche Anrede, das Adressfeld oder für Kostenträger oder Zuweiser zur Übermittlung der Information, um welchen Patienten es sich handelt
- Informationen aus der Verordnung, dem Fall oder ähnlichem zur Erfassung von Bewilligungsdaten, Leistungen mit Preisen und Zuzahlungsbeträgen, Diagnosen, Leitsymptomatiken etc.
- Informationen aus dem Terminplan, wie Termine, Dauer, verplante Leistungen, Behandler usw.
- Dokumentationen aus dem medizinischen Verlauf des Patienten, wie Diagnosen, Kontextfaktoren, Compliance, Befunde, Berichte und Therapieverläufe
- Tagesdokumentation im Terminplan zu einem einzelnen Termin
Um die Tagesdokumentation und die Dokumentation im medizinischen Verlauf zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit im VivoInform
Textblöcke zu unterschiedlichen Sachverhalten zu hinterlegen. Diese Textblöcke oder auch Textbausteine haben den Vorteil, dass man Texte nicht komplett schreiben muss, sondern durch Anwahl mittels Kürzel an gewünschter Stelle einfügen kann.

Berücksichtigt und nutzt man diese Funktionen im VivoInform, ist die Dokumentation sehr einfach, zeitersparend und fehlerfrei.