Wie dokumentiere ich korrekt im VivoInform?

Wie dokumentiere ich korrekt im VivoInform?



Die Dokumentation ist einer wichtigsten Prozesse einer jeden Software im medizinischen Bereich, da die Ansprüche immer vielfältiger werden und unterschiedlichste Sachverhalte berücksichtigt werden müssen. Hierzu gibt es im VivoInform eine Vielzahl von Funktionen die den Benutzer dabei unterstützten so viel Zeit als möglich einzusparen.

Am Ende vieler Dokumentationsprozesse steht das Dokument, welches benötigt wird um die dokumentierten Informationen an Patienten, Kunden, Ärzte Krankenhäuser und auch Kostenträger auszuhändigen oder zu übermitteln.

Bei einer korrekten Dokumentation durch den Gebrauch der Funktionen werden die zuvor erfassten Informationen automatisiert im Dokument zusammengeführt, wodurch im Idealfall das Dokument nur noch geöffnet, kontrolliert, ausgedruckt und unterschrieben werden muss. Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass bei einer Dokumentation im VivoInform alles nur einmalig erfasst werden muss und diese Information in einer Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlichen Fällen und Verordnungen mehrfach genutzt werden kann. Eine Dokumentation hingegen in einem Dokument ist nur in diesem Dokument nutzbar, was dazu führt, dass Informationen mehrfach erfasst werden müssen.

Hierfür ist es wichtig in der Funktion "Dokumentenvorlage" die Dokumente  zu hinterlegen und mittels Dokumenten-Mapping an den gewünschten Stellen die Informationen aus dem VivoInform zu laden. Es gibt die Möglichkeit unterschiedlichste Dokumentenarten im VivoInform zu hinterlegen, seien es SNAP-Dokumente, Word-Dokumente oder PDF-Dokumente. Bei SNAP- und Word-Dokumenten bietet das VivoInform durch die Funktion der "Papiervorlagen" eine weitere unterstützende Funktion, dadurch kann zentral das Briefpapier hinterlegt werden, welches beim Druck des Dokuments dann mit angedruckt ist. Der Vorteil besteht darin, dass wenn sich das Briefpapier ändert nur die zentrale Vorlage ausgetauscht werden muss und nicht jedes Dokument einzeln bearbeitet werden muss.

Um bei einem Fall, Verordnung, Kurs, Vertrag oder weiteren Sachverhalten in der E-Akte des Patienten die Dokumente nicht manuell hinzufügen zu müssen gibt es im VivoInform die Möglichkeit "E-Aktenvorlagen" zu definieren, dadurch weiß die Software an Hand ausgewählter Leistung und Kostenträger, wie die E-Akte aufgebaut werden muss, mit genauer Ordnerstruktur und möglichen Unterordnern, sowie den benötigten Dokumenten.

Grundsätzlich können in den Dokumenten folgende Informationen aus der Datenbank gemappt werden, die zuvor im VivoInform erfasst wurden und zentral hinterlegt sind:
  1. Stammdaten des eigenen Unternehmens aus den "Stammdaten Unternehmen" und den "Kostenstellen", dies ist speziell für Absenderadresse, oder Fußzeile mit Bankverbindungen etc. von Vorteil
  2. Stammdaten von Zuweisern, Ärzten und Krankenhäusern, dies ist speziell für die Adressatenfelder, sowie die briefliche Anrede nutzbar
  3. Stammdaten des Patienten, für die briefliche Anrede, das Adressfeld, oder zur Informationsübermittlung um welchen Patienten es sich handelt für Kostenträger, oder Zuweiser
  4. Informationen aus der Verordnung, dem Fall oder Ähnlichem zur Erfassung von Bewilligungsdaten, Leistungen mit Preisen und Zuzahlungsbeträgen, Diagnosen, Leitsymptomatiken etc.
  5. Informationen aus dem Terminplan, wie Termine, Dauer, verplanten Leistungen, Behandlern usw.
  6. Dokumentationen aus dem medizinischen Verlauf des Patienten, wie Diagnosen, Kontextfaktoren, Compliance, Befunde, Bericht und Therapieverläufe
  7. Tagesdokumentation im Terminplan zu einem einzelnen Termin
Um die Tagesdokumentation und Dokumentation im medizinischen Verlauf zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit im VivoInform Textblöcke zu unterschiedlichen Sachverhalten zu hinterlegen. Diese Textblöcke, oder auch Textbausteine haben den Vorteil, dass man Texte nicht komplett schreiben muss, sondern durch Anwahl mittels Kürzel an gewünschter Stelle einfügen kann.
Berücksichtigt und nutzt man diese Funktionen im VivoInform ist die Dokumentation sehr einfach, zeitersparend und fehlerfrei.